Prêmio Caio

Detalhe do Case

Prêmio Caio 20ª Edição

Case: Fórum E-Commerce Brasil 2018

Auditório de vendas - Marta Dalton - Coca Cola

Candidato: E-Commerce Brasil
Cliente: E-Commerce Brasil
Segmento: Serviços
Estado:

O que é o Fórum E-Commerce Brasil?

Somos criadores, organizadores e promotores do maior evento de fomento a e-commerce da América Latina. O Fórum E-Commerce Brasil foi reconhecido pela Forrester, em 2017, como o terceiro evento mais importante do setor no ocidente. Hoje já o maior evento do ocidente em público, superando os eventos realizados nos EUA. Em seus 10 anos de existência, o Fórum E-Commerce Brasil cresceu de 18 expositores e 700 participantes na primeira edição para 180 expositores e 14 mil participantes na edição 2018. 

Objetivo do evento

O Fórum nasceu e se manteve com o objetivo de fomentar o mercado através de um conteúdo relevante de alto nível técnico em nossas plenárias, que costumamos chamar de “salas de aulas enormes”. Além delas, contamos com um salão de negócios inovador, com todos os estandes construídos por nós desde 2010. O foco está em cada detalhe para estimular os negócios gerados entre público e expositor, com aprovação de mais de 97% deles e reconhecido case de alimentação durante o evento.
Mas além de fomentar o mercado de comércio eletrônico nosso objetivo é proporcionar aos patrocinadores e congressistas o máximo de conforto possível para focar no business do evento.

Diante disso, nós contamos com 3 profissionais internos no time de produção e operações, 1 profissional encabeçando a área de atendimento e 2 profissionais de atendimento CAEX para gerir no pré, trans e pós evento toda a coordenação do evento de forma que tudo seja entregue pronto sem a necessidade de buscar agências intermediadoras.

Nossos expositores entram no pavilhão no 6º dia de montagem, depois de todos estandes e auditórios estarem prontos, para entrada de ações extras caso desejem. Visto a magnitude do evento, hoje 90% dos expositores contratam agências para entrarem com ações que vão desde singelas pipoqueiras e distribuição de brindes a montagem de telas de led que mechem em toda estrutura física do estande.
Diante deste desafio a operação do evento conta com 5 dias de montagem e o 6º dia voltamos nossa atenção para que tudo dê certo com essa entrada e seja mantido a integridade dos estandes e segurança para todos.
 

Vídeo

A operação do Fórum E-Commerce Brasil contou com aproximadamente 1.500 profissionais por dia, trabalhando simultaneamente durante montagem, realização e desmontagem, todos sob a coordenação de 4 profissionais do nosso time.

Contamos com um time de staff terceirizado de aproximadamente 150 pessoas, 2 empresas oficiais montadoras de estande, 2 montadoras oficiais de cenografia efêmera, 2 empresas oficiais de A&V, 1 Tradutora oficial, 1 Buffet oficial com 400 garçons atuando simultaneamente no pavilhão, além de contar com mais de 500 profissionais divididos entre Brigada, Segurança, Limpeza, Carregadores e prestadores de serviço de mobiliário oficial e Audio & Visual.

 

Briefing:

 

O briefing interno é sempre desafiador, visto que cada detalhe deve ser pensado pelo time,100% das contratações são escolhidas, negociadas e feitas internamente e modelado de forma que a sintonia no pavilhão flua bem.

Uma vez definido o conceito do evento (Gigantes pela própria natureza), toda operação começou a rodar em volta do tema para enaltecer o tema proposto e facilitar o trabalho de todos patrocinadores, sendo que para atingir este objetivo nós pensamos desde o formato/modelo/gráfico da bala que foi servida durante os coffes até a identidade usada nos palcos cenográficos, cada detalhe pequeno ou faraônico pensado operacionalmente no detalhe.

 

Dentre todos desafios enfrentados ao longo da produção, sem dúvida a simultaneidade de ações e a entrega 360% é o que mais gostamos de destacar.

Cito exemplo do primeiro dia de evento, nele temos formações técnicas acontecendo nas salas do mezanino do Expo Transamérica enquanto finalizamos a montagem do evento durante o dia e a noite após a realização do Prêmio E-Commerce Brasil com show, coquetel e apresentação artística tivemos um intervalo de aproximadamente 6 horas entre a finalização do prêmio, repaginação de 100% do auditório e abertura oficial da expo + palestras para o público.

 

A&B



De forma muito bem orquestrada pelo time do Buffet Ferrara, nós temos uma operação de A&B full time acontecendo no pavilhão e nós nos orgulhamos em dizer que somos uma das poucas operações que fornece alimentos e bebidas todo o tempo durante o evento em pavilhão e para este número de pessoas.



Todo esse orgulho se baseia na coordenação e acompanhamento de um cardápio de mais de 50 opções, mais de 8 horas por dia de evento com alimentação e bebida, 1 cozinha fixa, 600m² de tenda construída na área externa, dois pontos construídos dentro do pavilhão, acompanhamento de AVCB de bombeiro e todas normas e técnicas necessárias para poder atender todo público.



Nesta operação feita a 4 mãos pensamos junto ao prestador de serviço nas opções de alimentos e bebidas levando em conta diversos fatores, horários de serviço, entradas e saídas físicas estratégicas para atender simultaneamente as 5.000 pessoas/dia de pico no pavilhão, toda parte legal/jurídica que é necessária para movimentar todo esse alimento e itens críticos como gás, fogo, bebida alcoólica e demais.



Montadoras

 

Em 2018, contamos com 4 montadoras oficias: EMP, Bueno Cenografia, MChecon e Polidesign.



As três empresas, cada qual com seu desafio, tiveram no geral 5 dias para montagem dos  5 pavilhões do Expo Transamérica, contando com a nossa coordenação para apresentação de desafios e soluções, como por exemplo o fato do pavilhão A e B não possuírem divisórias modulares, o que nos levou a construção de 4.764m² de plenária.



Quando falamos de coordenação in loco todos sabemos o desafio que se tem nas mãos em lidar com 4 empresas de montagem diferentes, cada qual com seu timming, seu modelo de trabalho, seu ritmo de montagem e demais particularidades que quando estamos no pavilhão precisamos coordenar de forma que se conversem, se entendam, e um simples caminhão por exemplo não barre toda uma montagem – E novamente o orgulho do time E-Commerce Brasil e de seus fornecedores em 2018 foi a perfeita sintonia para que tudo fosse entregue.



 

Toda estratégia operacional do evento é pautada na excelência que levamos de slogan no nome da empresa.



O time se reúne quinzenalmente nos 4 primeiros meses de preparação e semanalmente nos últimos 3 meses para alinhamento de todas contratações e possíveis desafios a enfrentar.



O maior desafio operacional enfrentado na produção do Fórum E-Commerce Brasil é manter a qualidade e produção 360% do evento, imaginando que o número de estandes aumentou ao longo dos anos e precisamos muitas vezes “somar” fornecedores para ter a quantidade de itens, por exemplo de telas de estande ou então as banquetas suficientes para todos, e esse trabalho começa meses antes chamando todos fornecedores habituais para escolha dos itens, baseado em modelo do estande, esroque que cada empresa tem disponível e parceiros que podem agregar em quantidade e qualidade.



Estratégia



Toda estratégia do evento é pensada no âmbito financeiro, de qualidade e de logística para que consigamos manter a produção interna do evento, o que nos traz muitos elogios no mercado mas também uma responsabilidade muito grande pois cada detalhe é associado ao nome da promotora do evento.



Desafios



 

Nos deparamos com diversos desafios no caminho da produção, e este ano de 2018 a magnitude do evento, visibilidade internacional e tempo de produção foram sem duvida os destaques.



Tivemos que coordenar diversas alterações ao longo do evento, pré desenhadas internamente e arquitetadas para que o público não notasse viradas de palco, alterações estratégicas de estande na primeira madrugada entre outros e a solução para isso foi mobilizar um time grande de prestadores de serviço sob nossa coordenação e previamente treinados ao longo de 10 dias acompanhando o processo de produção dentro do escritório.

 

Quando falamos da área operacional e de produção temos uma responsabilidade muito grande com a execução do evento mas também internamente a responsabilidade financeira de justificar a sua recorrência.

Contamos com um time de pessoas engajadas no processo de excelência, mas também excelentes negociadores com poder de persuasão para justificar as contratações, que por ser uma entrega 360% são muito expressivas, e respeitando o valor justo para cada fornecedor.

 

Todo o trabalho do time foi responsável pelos números citados abaixo em termos de mercado, mas no que diz respeito a operação, nós movimentamos o setor de eventos com a contratação de mais de 50 fornecedores, mais de 1.500 profissionais trabalhando e um montante de aproximadamente R$ 1.500.000,00 para essas empresas e pessoas que juntas fizeram  o Fórum E-Commerce Brasil 2018 acontecer.



Números de mercado



O Fórum E-Commerce Brasil 2018 foi responsável por gerar mais de R$ 200 milhões em negócios, resultado obtido através das ações de qualificação de um público para melhor busca de resultados e consequentemente promoção do “face to face” entre fornecedor qualificado e comprador orientado.



Cada expositor, em média, gerou uma base de 520 leads através de seus coletores, com dados completos enviados pelo E-Commerce Brasil. Cerca de 40% dos leads gerados foram de prospects que estavam fora de seus objetivos iniciais.



Analisando o mercado de e-commerce brasileiro, ele teve um crescimento de 15% e faturamento de R$ 69 bilhões. As principais entidades e profissionais do setor reconhecem o Fórum E-Commerce Brasil como acelerador e colaborador do avanço do mercado, além do reconhecimento internacional da Forrester como o terceiro evento mais importante do setor no ocidente.



Curiosidade: Através da área de Startups, conseguimos promover o avanço de algumas empresas, como RankMyApp e SmartHint, que saíram da posição de startup entre 2018 e 2019, considerando o Fórum E-Commerce Brasil como um acelerador deste processo.