A operação do Fórum E-Commerce Brasil contou com aproximadamente 1.500 profissionais por dia, trabalhando simultaneamente durante montagem, realização e desmontagem, todos sob a coordenação de 4 profissionais do nosso time.
Contamos com um time de staff terceirizado de aproximadamente 150 pessoas, 2 empresas oficiais montadoras de estande, 2 montadoras oficiais de cenografia efêmera, 2 empresas oficiais de A&V, 1 Tradutora oficial, 1 Buffet oficial com 400 garçons atuando simultaneamente no pavilhão, além de contar com mais de 500 profissionais divididos entre Brigada, Segurança, Limpeza, Carregadores e prestadores de serviço de mobiliário oficial e Audio & Visual.
Briefing:
O briefing interno é sempre desafiador, visto que cada detalhe deve ser pensado pelo time,100% das contratações são escolhidas, negociadas e feitas internamente e modelado de forma que a sintonia no pavilhão flua bem.
Uma vez definido o conceito do evento (Gigantes pela própria natureza), toda operação começou a rodar em volta do tema para enaltecer o tema proposto e facilitar o trabalho de todos patrocinadores, sendo que para atingir este objetivo nós pensamos desde o formato/modelo/gráfico da bala que foi servida durante os coffes até a identidade usada nos palcos cenográficos, cada detalhe pequeno ou faraônico pensado operacionalmente no detalhe.
Dentre todos desafios enfrentados ao longo da produção, sem dúvida a simultaneidade de ações e a entrega 360% é o que mais gostamos de destacar.
Cito exemplo do primeiro dia de evento, nele temos formações técnicas acontecendo nas salas do mezanino do Expo Transamérica enquanto finalizamos a montagem do evento durante o dia e a noite após a realização do Prêmio E-Commerce Brasil com show, coquetel e apresentação artística tivemos um intervalo de aproximadamente 6 horas entre a finalização do prêmio, repaginação de 100% do auditório e abertura oficial da expo + palestras para o público.
A&B
De forma muito bem orquestrada pelo time do Buffet Ferrara, nós temos uma operação de A&B full time acontecendo no pavilhão e nós nos orgulhamos em dizer que somos uma das poucas operações que fornece alimentos e bebidas todo o tempo durante o evento em pavilhão e para este número de pessoas.
Todo esse orgulho se baseia na coordenação e acompanhamento de um cardápio de mais de 50 opções, mais de 8 horas por dia de evento com alimentação e bebida, 1 cozinha fixa, 600m² de tenda construída na área externa, dois pontos construídos dentro do pavilhão, acompanhamento de AVCB de bombeiro e todas normas e técnicas necessárias para poder atender todo público.
Nesta operação feita a 4 mãos pensamos junto ao prestador de serviço nas opções de alimentos e bebidas levando em conta diversos fatores, horários de serviço, entradas e saídas físicas estratégicas para atender simultaneamente as 5.000 pessoas/dia de pico no pavilhão, toda parte legal/jurídica que é necessária para movimentar todo esse alimento e itens críticos como gás, fogo, bebida alcoólica e demais.
Montadoras
Em 2018, contamos com 4 montadoras oficias: EMP, Bueno Cenografia, MChecon e Polidesign.
As três empresas, cada qual com seu desafio, tiveram no geral 5 dias para montagem dos 5 pavilhões do Expo Transamérica, contando com a nossa coordenação para apresentação de desafios e soluções, como por exemplo o fato do pavilhão A e B não possuírem divisórias modulares, o que nos levou a construção de 4.764m² de plenária.
Quando falamos de coordenação in loco todos sabemos o desafio que se tem nas mãos em lidar com 4 empresas de montagem diferentes, cada qual com seu timming, seu modelo de trabalho, seu ritmo de montagem e demais particularidades que quando estamos no pavilhão precisamos coordenar de forma que se conversem, se entendam, e um simples caminhão por exemplo não barre toda uma montagem – E novamente o orgulho do time E-Commerce Brasil e de seus fornecedores em 2018 foi a perfeita sintonia para que tudo fosse entregue.