Prêmio Caio

Detalhe do Case

Prêmio Caio 20ª Edição

Case: Congresso E-Commerce Brasil Ads&Performance 2019

Ads&Performance 2019

Candidato: EMP Group - Lilian Camargo Eventos
Cliente: E-Commerce Brasil
Segmento: Serviços
Estado:

Na primeira edição em 2011, com o nome de Congresso e-Commerce Brasil Métricas e UX, a equipe da EMP Group - Lilian camargo Eventos já participava do desenvolvimento de projeto e execução do Congresso e-commerce Brasil ADS & Performance.

Nesses 9 anos o Congresso evoluiu de uma pequena sala em um hotel para 300 pessoas para o que temos hoje: 3000 participantes, em dois dias de evento. O objetivo do encontro é apresentar novidades do segmento de mídia e performance, levantar discussões acerca dos temas e promover networking entre os congressistas. Com uma programação repleta de atrações, o evento tem mais de 70 expositores e 30 palestrantes, grandes profissionais do mercado nacional e internacional.

Como o evento faz parte do Projeto anual do e-Commerce Brasil, o congresso passou a contar com o Lounge de Negócios onde os mantenedores do projeto podem expor suas marcas e produtos.

Seguindo a mesma linha do Forum E-commerce Brasil, os stands são padronizados e todo o evento segue a mesma linha conceitual, com áreas sofisticadas porem de custo reduzido.
 

Para 2019 o desafio era montar todo o evento com 2 pavilhões em 48 horas.

O projeto é composto por:

04 Auditórios fechados

02 auditórios abertos

Credenciamento’

Guarda Volumes

Salas de infraestrutura de atendimento ao evento como: Ambulatório, Limpeza, Bombeiros, Staff, Produção, Sala de palestrantes, sala de vendas, Caex com área de atendimento fechada, deposito de materiais de montagem, deposito de equipamentos AV e deposito para TVs.

03 Copas de apoio para o serviço de buffet volante

01 Lounge com salas de mentorias e reunião

01 Site Clinic onde os participantes poderiam tirar dúvidas especificas sobre seus negócios

01 TV Digitalks que iria gravar e transmitir entrevistas a palestrantes e pessoas influentes do mercado

Área de recepção e atendimento a visitantes

Espaço central no estilo praça

02 áreas para ações patrocinadas: Reclame aqui – auditório com palestras de conteúdo especifica e Foto.Com – Estúdio Fotográfico com produção ao vivo em tempo real.Os expositores foram divididos em 03 categorias:

Apoio 6 unidades:

Áreas com 6m2 – 3x2m, que tinham como necessidades básicas um local com a identificação do apoiador, um espaço para instalação de comunicação visual, espaço para TV e uma área de armazenagem pequena, como um balcão ou armário.

Expositor 54 unidades:

Áreas com 9m2 – 3x3m, que tinham como necessidades básicas a identificação do Expositor, um espaço para instalação de comunicação visual, espaço para TV e um deposito.

Oferecimento 04 unidades:

Áreas com 18m2 – 6 x 3m, que tinham como necessidades básicas a identificação do Expositor, espaço para instalação de comunicação visual, espaço para TV e deposito.

 

Visando a otimização de espaço e o melhor custo x benefício, a planta foi desenha pensando em áreas de 18m2, 3 x 6 m, que poderiam ser tanto para um stand de oferecimento, quanto para 2 stand de patrocínio.

Os auditórios foram posicionados ao fundo dos pavilhões para permitir melhor circulação no evento e propiciar publico em todos os setores do evento.

O conceito dos stands foi baseado em áreas abertas, para caracterizar o ‘lounge de negocios” que também é utilizado no Forum ECBR, onde é possível visualizar boa parte do pavilhao sem muitos obstáculos visuais, quase todas as empresas podem ser vistas se a pessoa estiver no centro de um corredor por exemplo, e esse conceito deveria ser mantido o máximo possível. O espaço deveria ser sofisticado, mas com um toque de modernidade. Para as paredes selecionamos um bagum com textura de concreto e preto, usamos uma estrutura com linhas curvas que trouxe o diferencial, a modernidade e sofisticação solicitados.

No lugar dos balcões usuais, desenvolvemos um deposito para que os expositores tivessem maior área de armazenagem e um aparador onde pudessem colocar cafeteiras, notebook e outros itens similares.

Todo o sistema de iluminação foi feito com lâmpadas LED o que reduziu consideravelmente o consumo energético de cada unidade, ficando cada ilha de 18m2 abaixo de 1 KVA.

Para que a construção dos lounges tivesse o mesmo cuidado em cada item, as equipes de carpintaria, tapeçaria e elétrica, foram divididas em linhas de produção. Cada equipe ficou responsável pela produção de um item, como por exemplo, paredes, testeiras, colunas, etc. assim todos foram feitos exatamente da mesma forma.

A carga das carretas começou com 3 dias de antecedência da data prevista para a montagem. As carretas foram divididas por pavilhão. As peças de cada lounge foi cuidadosamente embalada, já revestida com a respectiva lona impressa ou com bagum. Cada louge foi separado como um kit composto de paredes, colunas, testeiras e numerado de acordo com a posição do lounge na planta. As carretas foram carregadas seguindo a numeração dos lounges começando pela frente do pavilhão e terminando no fundo.

No momento da descarga, os caminhões entraram no pavilhão e foram posicionados de forma que cada kit de lounge fosse colocado sobre sua respectiva marcação.

Para a montagem no pavilhão as equipes foram dividias em 04 times, uma equipe dedicada aos lounges, a segunda equipe dedicada exclusivamente as montagens em estruturas de aluminio e vidro, outra equipe dedicada aos auditórios, cenografias e ações especiais e uma última equipe dedicada exclusivamente a sinalização aérea e de piso. 2 produtores ficaram responsáveis, cada um por um pavilhão ou setor.

Para os auditórios fechados com as paredes modulares do pavilhão, o cliente queria uma sinalização diferente da utilizada comumente com pórticos sobrepostos às portas duplas existentes. Então desenvolvemos uma estrutura com 242 cm de largura e 730 cm de altura, revestida em bagum e lona impressa nas duas faces, que pudesse substituir exatamente 02 lâminas das paredes modulares, já com as respectivas portas. Assim criamos um “portal” diferente, imponente e mais barato do que o utilizado pela maioria das empresas de montagem, já que a estrutura fica presa entre os módulos de parede do pavilhão, com a mesma espessura e não como caixas sobrepostas.

Todas as demais áreas do evento , seguiram a mesma linha de estilo e cores dos stands , preto e concreto com aplicação de comunicação visual em letras recortas em espuma pack, trazendo maior uniformidade ao evento.

 

Após 48 horas de trabalho árduo, muita dedicação e cuidado o evento foi entregue, com mais de 1200m2 de áreas construídas, 1.000m2 de lonas impressas e mais de 60 pessoas envolvidas na execução e produção.

O Sistema de construção e montagem desenvolvido trouxe grande economia de recursos além de danos controlados ao meio ambiente. Todo material utilizado na montagem está sendo reaproveitado na montagem do segundo evento da série, o Marketplace que acontece dias 01 e 02 de outubro de 2019 no Transamerica Expo Center.

A Quantidade de caçambas utilizada durante todo evento é muito reduzida se comparada com os outros eventos do mesmo porte já que praticamente tudo está sendo reutilizado e boa parte do material descartado no pavilhão foi destinado a reciclagem.

Os lounges abertos , corredores de 3m de largura, areas com açoes especiais como praças, cafes e lounges com mobiliarios e pontos de carregadores de celular, foram o diferencial em um evento que conta com serviço de bufet volante, onde o transito de garços com carrinhos e bandejas dentro de um espaço de pavilhao muda completamente a logistica que a maioria das montadores esta a habituada.

A parceria E-commerce Brasil e EMP Group – Lilian Camargo Eventos, acertou mais uma vez e trouxe ao publico um evento rico e de alta qualidade, recebendo elogios de expositores e participantes.

Objetivos alcançados!