Prêmio Caio

Detalhe do Case

Prêmio Caio 20ª Edição

Case: Seminário 3M Medical e Cerimônia de Certificação

Plenária do Seminário

Candidato: Costa Brava Viagens e Eventos
Cliente: 3M
Segmento: Eventos
Estado:

Costa Brava Viagens e Eventos
Há mais de 30 anos no mercado de turismo, a Costa Brava ultrapassou em muito o papel de uma simples agência de viagens. Promovendo aos seus clientes experiências únicas e surpreendentes, com transparência e segurança, oferecemos soluções personalizadas para cada viagem, empresa ou evento.

Buscamos sempre a evolução, inovação e capacitação dos nossos colaboradores, bem como a satisfação dos nossos clientes. Superar expectativas, arrancar sorrisos e ouvir dos nossos clientes que somos realmente únicos é o que nos move.

A Costa Brava está estruturada para atender eventos de forma completa, seja em logística, produção ou criação, através de um um trabalho extremamente transparente, promovendo experiências surpreendentes e buscando sempre a melhor solução para cada cliente em seus eventos e/ou viagens de incentivos.

Há 8 anos temos a 3M como cliente, uma empresa totalmente orientada para inovação.

A área de Heath Care promove o Simpósio 3M Medical que reúne as principais áreas do conhecimento em saúde: UTI, Centro Cirúrgico e Esterilização de Produtos para Saúde.
Trata- se de um evento educacional promovido por uma empresa, que tem o compromisso de oferecer bases científicas para melhorar a prática clínica e processos, visando a segurança dos pacientes e consequentemente a melhoria da assistência à saúde.
A cerimônia de Premiação que acontece após o conteúdo científico, Premia as Boas Práticas em instituições Hospitalares . O objetivo é apoiar hospitais e profissionais da saúde na busca por excelência no atendimento e, consequentemente, na assistência dos pacientes.
 
Formato do Evento:
Evento Gratuíto e Fechado 
O evento é de cunho científco seguido de cerimônia de premiação das boas práticas Hospitalares nos setores de UTI, Centro Cirúrgico e Centro de Materiais e Esterilização.

1ª Parte: Evento Científico 
Período:  Meio Peíodo - Tarde 
Horário das palestras: 13:00 às 18:00hs.
Público: 400 pessoas entre enfermeiros e profissionais da saúde, equipe 3M e Palestrantes.

2ª Parte: Cerimônia de Premiação
Reconhecimentos das Boas Práticas Hospitalares nos setores de UTI, Centro Cirúrgico e Centro de Materiais e Esterilização
Local: Mesmo local do evento científico
Período: Noite
Horário Cerimônia de Premiação + Jantar: 19:30 às 23:30hs
Público: 400 pessoas entre enfermeiros e profissionais da saúde, equipe 3M e Palestrantes.

Vídeo

BRIEFING E NECESSIDADES DO EVENTO



Organização dos eventos Seminário 3M Medical + Cerimônia de Premiação

Data: 13/06/2019

Horário:

Seminário - das 13:00 às 18:00 hrs

Cerimônia de Premiação: 19:30 Às 23h30hrs

Local: Royal Palm Hall (Salão Monumental 1+2+3)

Público: Enfermeiros e profissionais da saúde, Palestrantes e Equipe 3M.



Formato do Evento: Evento Gratuíto e Fechado:

1ª Parte: Evento Científico 

Período:  Meio Período - Tarde 

Palco único - Palestra de Abertura, seguido de palestras mudas em 3 canais diferentes:

Canal 1 - "Sala" UTI - 100 pessoas

Canal 2 - "Sala" Centro Cirúrgico - 130 pessoas

Canal 3 - "Sala" Centro de Materiais e Esterilização- 170 pessoas



2ª Parte: Cerimônia de Premiação

Local: Mesmo local do evento científico

Período: Noite

Público: 400 pessoas entre enfermeiros e profissionais da saúde, equipe 3M e Palestrantes.



 

Necessidades - Seminário

 


  • Balcão para credenciamento e retirada do KIT Congressita;

  • Sugestões de composição do KIT Congressista (Modelos diferentes de Bolsas Transversal, canetas, caderno de anotação, agenda do dia, por sala no mesmo material)

  • Ação de foto instantânea

  • Certificado de Participação

  • Derivações de peças: Backdrop de entrada, convite formato jpg / pdf

  • Capas de cadeira ou alguma outra forma de identificação para os acentos, mesas relacionadas ao tema da sala pertinente.

  • Totem identificação dos diferentes temas

  • Sugestão de layout para o salão onde acontecerão as palestras a tarde e a noite cerimônia de Premiação

  • Palco único 

  • Necessidades - Cerimônia de Premiação

  • Temática da Cerimônia

  • Ambientação / Cenografia;

  • Diferenciação no palco;

  • Atração de Abertura

  • Mestre de Cerimônias

  • Cerimonialista

  • Diretor de Palco

  • Lounges

  • Display ou mobiliário criativo para expor o logo dos hospitais

  • Backdrop de Fotos com o KV da Cerimônia

  • KV da Cerimônia

  • Replica gigante dos troféus

  • Convite Impresso

  • Móvel / Mesa para os troféus, placas e caixas.

  • Vinhetas

  • Logos dos hospitais suspensos 


 

PRINCIPAIS DESAFIOS

 

  • Virada de Sala –Menos de 1h e 30 min;

  • Ensaios dos 2 eventos com antecedência;

  • Realizar os 2 eventos no mesmo local com cenários totalmente diferentes, que causem impacto

  • Sugestão de mecanismo para acelerar a ida das pessoas ao palco de forma que a premiação não fique cansativa.

  • Compliance: seguem o código da ABIMED, portanto,  encantar o público sem atrações especiais (bandas, DJs).

DESENVOLVIMENTO

 


CONCEITO CRIATIVO

 

Para a Cerimônia de Premiação propusemos o tema “Baile de Inverno”. O evento aconteceu em junho, próximo ao início da estação mais fria do ano, trouxemos então a proximidade da estação das mais baixas temperaturas e sua elegância para compor o tema do jantar de Premiação, que exige a sofisticação de uma noite em que se premia a qualidade dos serviços hospitalares.

Além disso, um tema que permitiria uma mudança completa do visual do espaço antes destinado ao simpósio e, seu tema, com seus elementos de ativação seriam a grande atração do evento, respeitando assim as questões de Compliance.

 

O KV desenvolvido, trouxe todo o charme do inverno boreal: uma bela paisagem com a vegetação coberta por geadas e nevascas e o logo vermelho da 3M, sendo a única referência quente na comunicação.

 

Já para o momento de conteúdo científico, o KV a ser aplicado foi entregue pela própria 3M para derivações, trazendo a humanização do atendimento como mote central.

 

 

MATERIAIS DE COMUNICAÇÃO

 

Crachás com agenda no verso em 5 cores distintas (1 para cada programa + 3M e Palestrantes + staff);

Moleskine e Canetas (produzidos pela própria 3M)

Certificados de participação;

 

Convite para a Cerimônia de Premiação: o convite foi baseado no KV da cerimônia. Propusemos como uma segunda opção, enviando junto ao convite físico uma pashmina, referência a temática. Apesar de ter encantado a comissão de avaliação da concorrência, o Compliance da 3M não permitiu o envio, e, trabalhamos com a opção do envio apenas do material em papel.

 

 

CENOGRAFIA E ATIVAÇÕES

 

O objetivo foi trazer uma cenografia robusta que impactasse e que estivesse ligada a estratégia do evento: para o simpósio, um palco único dividido em 3 canais para palestras mudas, no mesmo espaço e, que ainda permitisse uma virada de sala rápida e totalmente transformadora e sofisticada para o momento das premiações – no qual aproximadamente 350 pessoas subiriam ao palco e que, preferencialmente, fosse possível fazer a foto no momento do reconhecimento com o logo do hospital de fundo.

 

No foyer, painéis com fotos de equipes e logos dos hospitais premiados, criando uma interação com o público que chegava, que buscavam pelo seu hospital no totem.

 

O credenciamento recebeu um Backdrop revestido por lona impressa fosca e balcão de credenciamento com acabamento em adesivo impresso e volumetria em triângulo com iluminação por fita de led, além de 06 totens para self check in com acabamento em adesivo impresso na parte frontal, de modo a permitir uma experiência agradável ao convidado, com diversos pontos de atendimento, evitando aglomerações, além da oportunidade de um atendimento tradicional ou através da facilidade e tecnologia dos totens de atendimento, sempre suportados por uma equipe de recepcionistas.

 

A cenografia de sala ficou por conta de uma grande tela frontal mapeada, medindo 42,0m x 4,8m, com volumetria nas laterais, formando as triféctas, que fazem parte do guide de comunicação corporativa da 3M, e, que mais tarde, se transformaria nas estalagmites mapeadas do encantador cenário do Baile de Inverno.

Palco elevado na medida de ( 30,0m x 3,0m x 0,60m ) com acabamento em forração lisa, degraus de acesso e iluminado por fita de led.  Além de 03 púlpitos brancos (um para cada “sala”), além de forração para demarcação das divisões nas cores azul, lilás e rosa e plenária montada para 400 pessoas.

 

Já para a Cerimônia de Premiação, mantivemos a mesma tela mapeada e palco, porém, o cenário se transformou totalmente! As cores azul, lilás e rosa deram lugar ao frio das cores branco e cinza que compunham a comunicação do jantar, trazendo todo o charme do inverno boreal: uma bela paisagem com a vegetação coberta por geadas e nevascas, e as estalagmites, nos recortes volumétricos da tela trazendo movimento ao cenário.

 

Trabalhar com cenário mapeado linear na frente do salão permitiu que acontecesse as 3 palestras (mudas) distintas simultâneas, bem como a troca total da temática em um curto espaço de tempo, dando a sensação ao participante de que entravam em outro ambiente totalmente diferente. Este formato de palco permitiu ainda que ao utilizarmos 3 módulos de salas do Royal Palm Hall, 2 deles ficariam destinados ao Simpósio, em montagem auditório e, o terceiro ficaria livre para montagem de toda a ambientação proposta para o jantar, inclusive de parte das mesas utilizadas e réchauds para o buffet, e, ao término da parte científica seria apenas feita a finalização da montagem nos demais módulos.

Além disso, para a cerimônia facilitou toda a logística de premiação dos hospitais, pois, enquanto um deles recebia o Prêmio, e a tela ao fundo projetava o logo da sua instituição, nos cantos das telas mostrávamos os nomes dos hospitais que seriam premiados na sequência, então, os representantes já aguardavam próximo ao palco o seu momento, agilizando, assim a cerimônia de premiação.

 

Para o jantar, acrescentamos cenários interativos e uma decoração sofisticada para criar a elegância exigida pelo tema, sem deixar de lado referências importantes às premiações:

 

Backdrop de fotos na medida de ( 4,0m x 3,0m ) revestido por lona impressa com árvores francesas nas laterais recobertas por nevascas, e, as réplicas dos “mascotes” de cada programa em escultura de gelo cristal esculpido em 03D para compor um lindo cenário de inverno para as fotos.



Tivemos réplicas em gelo dos mascotes de cada Programa.



Árvores francesas cenográficas brancas com 4mts de altura, dando alusão às nevascas foram espalhadas pelo espaço, e, nelas penduradas as plaquinhas dos hospitais premiados.

 

Seguindo a tendência dos cenários instagramáveis, trouxemos um grande globo de neve inflável para que s convidados tivessem uma experiência diferenciada para suas fotos.

 

Neste momento, o auditório deu lugar a montagem banquetes, com mesas com toalhas, acessórios e arranjos todos brancos, cadeiras cristal e as cores ficaram por conta de algumas flores que compunham o arranjo de mesa. Também foram montados lounges com sofás sem braço e mesas bistrôs baixas para trazer ainda mais conforto ao público.

 

 

ABERTURA

 

O palestrante Geraldo Rufino abriu o Simpósio com uma palestra sobre “O Poder da Positividade” é importante ouvir sobre conceitos de positividade através de uma história inspiradora de alguém que de catador de latinhas que hoje fatura mais de R$ 50 milhões no ano.

 

Enquanto que a Cerimônia de Premiação começou com uma bela performance de dança com 2 bailarinos que interagiam com o vídeo que passava na tela, o qual tratava sobre as transformações da natureza.

 

 

MIMO DE ENCERRAMENTO

 

Como “mimo” de encerramento do evento oferecemos S’mores, um doce típico americano, feito a partir da junção de bolachas, chocolate e marshmallow, muito consumido no inverno, quando se aquele o marshmallow nas fogueiras e o coloca junto a bolacha e ao chocolate, para que este derreta. A tag agradecia a presença, explicava um pouco sobre o doce e sua receita.

 

OUTROS SERVIÇOS

 

Além disso, a contratação e o gerenciamento dos demais serviços também foi de responsabilidade da agência:

 


  • Mestre de Cerimônias – Patrícia Paes

  • Cerimonialista

  • Foto/Filmagem

  • Recepcionistas

  • Ambulância

  • Produção de Certificados de Participação


 

Bem como alinhamento e gestão junto a agência responsável pela logística (aéreo, transfers, hospedagem e A&B) para que não houvesse impactos no evento por conta de atrasos, filas e/ ou qualidade da alimentação.

 

 

SOLUÇÕES APRESENTADAS 

 

Para resolver os desafios propostos e outros identificados, levamos as seguintes soluções:

  • Trabalhar com cenário mapeado linear na frente do salão, que, permitia que acontecesse 3 palestras (mudas) distintas simultâneas, bem como a troca total da temática em um curto espaço de tempo, dando a sensação ao participante de que entravam em outro ambiente;

  • Utilização de 3 módulos de salas do Royal Palm Hall, sendo que 2 deles seriam destinados ao Simpósio, em montagem auditório e, o terceiro ficaria livre para montagem de toda a ambientação proposta para o jantar, inclusive de parte das mesas utilizadas e réchauds para o buffet, e, ao término da parte científica seria apenas feita a finalização da montagem nos demais módulos;

  • Utilização dos mesmos mobiliários (cadeiras) na plenária e na cerimônia de premiação, facilitando a virada de sala do formato auditório para banquetes;

  • Para a palestra muda, os fones e receptores ficaram presos em todas as cadeiras, já conectados no canal certo – agilizando a entrada na plenária (sem necessidade de retirada do fone e apresentação de documentos), evitando transtornos com dificuldades de encontrarem o canal correto, e, de esquecerem de fazer a devolução do equipamento;

  • Ainda para a parte científica, os participantes tinham o crachá na cor de suas respectivas áreas e as cadeiras na sala estavam iluminadas na cor correspondente para facilitar a localização e em frente de cada bloco de cadeiras, um carpete referente a cor do programa e um totem facilitavam a identificação das devidas “salas”.

  • A tela também foi dividida em 3 com moldura nas respectivas cores;

  • Enquanto que para agilizar a cerimônia de premiação, conseguiríamos otimizar toda a necessidade deste momento com uma grande tela mapeada, ao mesmo tempo que permitiu que acontecesse 3 palestras simultâneas no Simpósio, também facilitou o reconhecimento dos hospitais certificados, pois, enquanto um deles recebia o premio, nos cantos das telas mostrávamos os nomes dos hospitais que deveriam vir na sequência, então, os representantes já aguardavam próximo ao palco o seu momento. Além da contratação de 2 fotógrafos que se revezavam para fazer os registros. 


 

ESTRATÉGIA

 

A viabilização do evento se deu através da metodologia de projetos aplicada aos eventos, trazendo as melhores práticas para garantir segurança aos envolvidos desde o planejamento até a execução do evento:

 

  • Cronograma do projeto on line com prazos e responsabilidades foi compartilhado com todos os envolvidos no projeto;

  • Desenvolvimento da análise de riscos pré-evento, destacando os tópicos com alto risco e alto impacto para que ações preventivas pudessem ser tomadas, como por exemplo: Qualquer atraso no seminário impactaria ainda mais o tempo de virada de sala – portanto, previamente, foi negociada a abertura do restaurante do hotel para almoço com 1 hora de antecedência do horário habitual e para o palestrante de abertura foi colocado um transfer da agência e alinhada a chegada no espaço com mais de 2 horas de antecedência.

  • Tempos e Movimentos (minute by minute do evento);

  • Acompanhamento dos custos: aprovado x realizado;

  • Apresentação do relatório pós-evento. 

O desafio da Costa Brava, responsável pelo planejamento, criação e produção desse evento foi encontrar soluções adequadas para um evento que tinha a necessidade de 3 salas simultaneas para publicos distintos.

 

Buscava-se um espaço corporativo, preferencialmente em hotel, para realização do conteúdo científico, e um salão mais social, com certo requinte, para que acontecesse a premiação. Ambos eventos deveriam acontecer no mesmo espaço, gerando assim otimização dos custos.

 

Importante o tempo de virada de sala: Pouco mais de 1 hora.

 

Cerimônia de Premiação deveria ter uma temática surpreendente e ações que encantassem. E, para ambos, buscando sempre inovação.

 

O desafio, sem dúvida, foi cumprido desde o momento da apresentação da concorrência, quando levamos propostas de soluções para os pontos críticos colocados pelo cliente, até a grande realização:

 


  • Praticamente 100% dos convidados presentes;

  • Em uma tarde foram várias palestras oferecidas aos profissionais da saúde.

  • Reuniu-se para o seminário enfermeiros e profissionais da área da sáude

  • Além do saving gerado com a realização de seminário e jantar no mesmo espaço com a otimização de materiais, equipe, deslocamento, entre outros.


 

A aplicação da metodologia de desenvolvimento de projetos aplicada para a operação do evento trouxe segurança e tranquilidade para a entrega e para os mais de 90 dias de planejamento, mais de 140 profissionais envolvidos diretamente e tempo recorde (1h30) de virada de sala para entrega de um evento totalmente diferente.