Prêmio Caio

Detalhe do Case

Prêmio Caio 20ª Edição

Case: RD Summit - Desconstruindo um evento para conectar ideias, pessoas e oportunidades

Candidato: Resultados Digitais
Cliente: Resultados Digitais
Segmento: Eventos
Estado:

A Resultados Digitais (RD) é uma empresa brasileira, sediada em Florianópolis e é líder no desenvolvimento de softwares (SaaS) para o crescimento de média e pequenas empresas. 

Seus dois produtos - RD Station Marketing e RD Station CRM – gerenciam e automatizam as ações de marketing digital e controlam seu processo comercial para aumentar vendas. As soluções já são utilizadas por mais de 13 mil clientes, em 20 países.

A empresa tem 700 funcionários, distribuídos nos escritórios de Florianópolis, Joinville, São Paulo e fora do Brasil, em Bogotá, na Colômbia, São Francisco, nos Estados Unidos e na Cidade do México. Tudo isso conquistado apenas oito anos desde a sua fundação. 

O RD Summit é um evento sobre marketing digital e vendas, considerado a maior experiência imersiva sobre os temas na América Latina e totalmente desenvolvido pelos funcionários da RD. O objetivo do evento é prover conteúdo de qualidade para ajudar pequenas e médias empresas a crescerem e impulsionarem seus negócios e atingir três pilares: 1. Aumento de vendas; 2. Retenção de clientes e 3. Retenção e atração de talentos. 

Vídeo

Galeria de Fotos

O RD Summit é um evento de nível internacional, desenvolvido e produzido pelos próprios funcionários da RD (os Rdoers) sem o apoio de agências de eventos, apenas fornecedores. A equipe de eventos, formada por 12 pessoas, trabalha no projeto durante todo o ano, desde a criação do conceito até a execução de cada atividade, com o objetivo de desenvolver o maior Summit de Marketing Digital e Vendas da América Latina. Além dessa meta universal, os Rdoers trabalham para adaptar o evento às metas macro da empresa, sejam elas atração de potenciais clientes, fidelização dos atuais ou foco no programa de parceiros e são diretamente responsáveis pelo atingimento de metas como: NPS e geração de receita, atingimento de público, e alavancar as demais metas prioritárias da empresa.  Ano após ano, a equipe se capacita e se renova para que por meio do evento a RD se posicione como líder do segmento, aumentando e qualificando os serviços e clientes. 



Estrutura

Pela grandiosidade do evento, que no Brasil pode ser comparado ao festival do Rock in Rio, e a alta exigência dos participantes pela qualidade das entregas, o espaço onde o Summit é realizado precisou ser totalmente transformado pelas mãos dos RDoers. O desafio nessa etapa foi construir de forma segura uma tenda 70 cm acima do nível do mar para garantir que no caso de maré alta, a estrutura não fosse danificada.  Somente essa área precisou de mais de 40 dias para ser construída e o restante do evento foi erguido em 30, o que mostra a intensidade das atividades dos funcionários bem antes do início da primeira palestra. 



Conteúdo

Estrutura pronta e composta por 8 palcos para receber as mais de 150 palestras e painéis que chegaram a 101 horas de palestras ininterruptas, divididas em 13 Trilhas de Conteúdo. 



O evento promove experiências e momentos inesquecíveis, desde a imponência e estrutura do espaço, conteúdo de alta qualidade, networking com profissionais de diversos lugares até um happy hour à beira mar, intervenções artísticas e atrações musicais. Além de Feira de Negócios com stands de empresas apresentando as novidades do mercado e grande variedade de cardápios para alimentação. A cada edição, grandes atrações e novas surpresas são preparadas para os participantes.



Facilidades

Para garantir que a experiência do evento fosse completamente imersiva e melhor aproveitada pelos participantes, a edição de 2018 contou com um aplicativo exclusivo. Com ele foi possível organizar uma linha do tempo e agendamento de reuniões, encontrar todos os horários, dias, salas e nomes dos palestrantes e também marcar como favoritas as palestras que queriam assistir. 



Cobertura ao vivo

Até mesmo quem não esteve presente do evento pôde ter contato com os conteúdos, palestrantes e de forma mais ampla, toda a energia do RD Summit. Para isso, foi criado o Live Show, ação de conteúdo em tempo real durante os três dias de evento, com entrevistas exclusivas, bastidores e outros momentos. Os conteúdos foram gerados em um estúdio de gravação, criado exclusivamente para o Summit, localizado na área de Feira de Negócios. O local possibilitou a cobertura simultânea para o Blog de Marketing Digital, Blog de Agências e Redes Sociais da RD. Ao final do evento, o Live Show proporcionou mais de 27 horas de transmissão, mais de 6 mil menções nas redes sociais, 600 minutos assistidos e mais de 50 entrevistas realizadas. 

Comunicação



Com a comunicação, o desafio foi aumentar exponencialmente a qualidade e quantidade de resultados, bem como a presença de jornalistas e influenciadores. Os objetivos eram: expandir para além dos veículos do trade e penetrar a grande imprensa, despertar o interesse dos repórteres a irem até Florianópolis, gerar buzz e pautas durante os três dias de evento.



Para solucionar as demandas, além das divulgações tradicionais, a agência de RP se responsabilizou por pautar a imprensa com novidades referentes ao Summit também de maneira informal via e-mail, ligações e mensagens, nos períodos de pré e pós evento. A aproximação com esses nomes resultou em 65 profissionais das editorias de Empreendedorismo, Tecnologia, Jornais Diários, Marketing, Vendas, Negócios, internacionais e regionais, sendo público recorde desde a criação do evento. Entre os veículos que cobriram o evento estiveram: PEGN, Folha de São Paulo, O Estado de São Paulo, Época Negócios, Exame, Fobes US, IT Mídia, Canaltech, Mundo do Marketing. Ao todo, foram mais de 400 resultados de imprensa, 20 entrevistas in loco, mais de 20 influenciadores presentes, 120 resultados tier 1 e 120 mil page views. 



Reconhecimento

Por essa entrega tão completa, a Forbes Internacional, diz que “o RD Summit é a Disneylândia do Marketing Digital" por sua energia inspiradora e, o Huffington Post, considerou o evento como uma das maiores conferências de marketing do mundo em 2017, a única da América Latina a ser listada. A RD acredita no impacto inspirador da experiência, em todos os aspectos e em cada detalhe. Toda estrutura é pensada para que as pessoas levem para casa ideias e conhecimento necessário para inovar e gerar mais resultados.

 

Galeria de Fotos

O grande desafio desta edição do festival foi expandir em mais de 50% a estrutura do local.

 

Soluções: Em 2018, o Summit foi o primeiro evento fora o Rock In Rio a usar uma tenda da Irmarfer no Brasil. A estrutura (Wave 50 x 60m) levou 40 dias para sua montagem. Foi aproveitada uma área inutilizada por riscos de maré alta (tenda construída a 70 cm acima do nível do mar), além de que cada ponto aéreo permitir mais de 1 T suspendida. O restante foi montado 30 dias antes e dividida entre área interna do Centro de Eventos e Externa (que contempla todos os terrenos anexos). Um extenso trabalho de liberação e cessão dos terrenos foi feito junto às entidades competentes.

 

Feira de Negócios

Desafio: transformar estrutura do chão, paredes, pé direito, climatização, iluminação e sonorização de uma tenda temporária com a mesma estrutura interna de um pavilhão.

Soluções: uso de estruturas Q30 por todo o teto da feira, criando pontos aéreos por toda extensão e permitindo que toda construção fosse feita ‘top-down’. Com isso foi realizado trabalho de iluminação mais complexo, corredores mais amplos, menos ruído para circulação e espaço livre de interferências físicas. Na Feira de Negócios a comercialização de espaços, com solução completa para os patrocinadores, é feita pela equipe RD.

 

Cenografia e Decoração

Toda a cenografia e decoração iam além de sua função de sinalização indicativa e decorativa, eram também um espaço para passar nossa mensagem e posicionamento, além de altamente interativos e ‘instagramáveis’.

 

Credenciamento

Na edição de 2018 mais de 3.5K pessoas já estavam credenciadas antes do primeiro dia de evento.

Mais de 75 atendentes receberam os participantes e por meio da solução Sympla - que além de fornecedora, também é patrocinadora, fizeram os check-ins.

Os pontos são intercalados entre notebook e mobile e em horários de pico (8h e 10h) chegam credenciar 35 participantes por minuto: o atendimento é humanizado, feito pelos Rdoers, que recebem os participantes e os separam por perfil de público. Na entrada, também é entregue o kit participante.

 

Palco praia

Nele, aconteceram painéis da sessão Grandes Encontros, e a partir das 17h o happy hour.

Desafio: o Palco Praia precisava de transição de palestra, com mobiliários de auditório, em palco de show em poucas horas. Precisava também ser multifuncional pois demandava produção e alterações em um cronograma apertado.

 

Sala Domo

Menos de um mês antes da data do evento, foi necessário criar mais uma sala de palestras e assim nasceu um domo com projeção 360º.

Desafio: encontrar fornecedores com a expertise necessária e incluir a nova estrutura no projeto que já estava encaminhado para liberação. O resultado foi uma sala intimista e imersiva, criando o efeito desejado para apresentação do conteúdo.

 

Startup Corner

Área com cotas a valores acessíveis para incentivar o ecossistema tech e startups early stage.

 

Camarotes e Áreas VIP

Para incentivar o networking o espaço contava com serviço de catering, estação de red bull, cafés especiais assinados pelo Café Cultura. Quick Massage, cabines de fotos, totens de carregar celular.

Sala VIP com vista aérea para plenária.

 

A&B

Fruit Station: feirinha de frutas e salgadinhos. Mais de 7 toneladas de frutas consumidas ao longo do evento. Água: pontos de água espalhados - uso de copo eco. Café: assinado e executado pelo Café Cultura, mais de 70 mil doses de café foram consumidas. Tudo grátis.

 

Book Signing

Espaço dentro da feira de negócios para conectar os autores presentes com o público e promover encontros para autógrafos e dedicatórias.

 

Meu Copo Eco

Stand para aquisição, troca, higienização dos copos ecológicos. Outros itens também estavam disponíveis para venda ou formato consignado, como: suporte de silicone, cordão, canudos eco, copos de diferentes tamanhos.

 

Red Bull

Ativação da marca com impressão de copos personalizados com fotos feitas na hora e oferta com valor especial. Resultou em mais de 8K latas vendidas.

 

Chapelaria

Foi disponibilizada uma chapelaria gratuita com capacidade para até 3K malas.

 

RD Summit Tattoo Studio

Estúdio de tatuagem gratuito com 10 tatuadores disponíveis para flash tattoos envolvendo os temas: conexão, tecnologia, marketing. +60 tatuagens feitas.

 

RD Summit Barber Shop

Barbearia exclusiva do evento para cortes, massagens e serviços de barba. Gratuito para todos os participantes.

 

Espaço Família

Para atender mães e pais acompanhados de seus filhos.

 

Estúdio RD Summit

Realizado na feira de negócios e equipado para operação de captação e streaming. Fechamento acústico, climatização.

 

Fumódromo

Para conforto dos fumantes e não fumantes, foi criada área assinada pela Phillip Morris.

 

Salas das Trilhas de Conteúdo

Em todo o festival, ficam espalhadas mais de 14K cadeiras, que estão divididas entre as 6 salas de conteúdo, plenária e happy hour.

Todas as tendas e estruturas externas contaram com climatização, fechamento blackout e piso com carpete.

 

Valores

A RD entende que o festival é uma plataforma de ação e posicionamento, por isso fizeram questão de contemplar o seguinte:

 

Acessibilidade

Pessoas 60+, deficientes, gestantes, lactantes e com crianças de colo puderam aproveitar todas as atividades do evento com:

- Acessibilidade total;

-Banheiros acessíveis;

-Fraldário e sala de amamentação;

-Equipe exclusiva para atendimento de pessoas com mobilidade reduzida;

-Todas as filas tinham atendimento preferencial;

-Acompanhamento de um membro da organização em situações de necessidade durante o evento;

Cadeiras de rodas para:

-Pessoas com necessidade de auxílio para locomoção;

-Pessoas que se acidentaram durante o RD Summit;

-Gestantes;

-Acesso preferencial a todas as salas do evento, com 10% dos lugares reservados;

-Presença de intérpretes de Libras, em todas as palestras.

 

Alimentação

-Alimentos para pessoas com alergias e intolerâncias;

-Alimentos vegetarianos e veganos;

-Frutas à vontade;

Fora as ações padrão listadas acima, no momento da inscrição foram mapeadas as necessidades específicas para atendimento personalizado.

 

Diversidade de gênero

A RD acompanha os números de diversidade e faz campanhas de marketing para garantir números cada vez mais igualitários. Para as palestras, a RD incentivou o “women in tech”, movimento que estimula que as mulheres ocupem espaços de temas técnicos. O resultado da participação de mulheres em 2018 chegou a 44,5% do total de pessoas.

 

Código de conduta

Em 2018 foi lançado um código para guiar a conduta dentro da RD, no dia a dia de trabalho dos RDoers e também para os que participam do festival. O código é utilizado como parte da cenografia, todos os participantes são convidados a assinarem.

 

Sustentabilidade

Durante o evento, foi incentivado o uso de transporte coletivo, copos ecológicos, cenografia reutilizada, uso de tecnologias ao invés de impressão em papel, ações em parceria com ONG (Arte de Viver) para práticas de meditação, separação de lixo e valorização de artistas locais com live painting.

 

Relacionamento com entidades/organizações

O planejamento junto às entidades envolvidas é realizado durante todo o ano com diferentes áreas e entidades da cidade:

-Secretaria de Turismo: liberações de espaços públicos;

-Guarda Municipal: auxílio no trânsito e segurança;

-Secretaria de Mobilidade Urbana: trânsito e logística de mobilidade;

-Fundação Municipal do Meio Ambiente: Solicitação de uso de fonte sonora em áreas públicas;

-Polícia Civil: Emissão de Alvará de Funcionamento e segurança;

-Vigilância Sanitária: alvará de liberação exposição produtos ou serviços de interesse da saúde (do evento e de cada food truck);

-Ecad;

-Secretaria do Estado de Segurança Públicas - Corpo de Bombeiros Militar: atestado de vistoria para alvará de funcionamento;

-Secretaria de Turismo, Tecnologia e Desenvolvimento Econômico: divulgação;

-Floripa Convention Visitors Bureau;

 

Assessoria de Imprensa

A RD tem uma agência de RP, a Ideal H+K que em 2018, a trabalhou a imprensa com a divulgação de releases, notas, imagens e briefings diários, antes, durante e depois do evento. Isso chegou a 300 resultados de imprensa. Foram negociadas mais de 20 entrevistas com porta-vozes no local e a coletiva com o CEO, Eric Santos, estava lotada. Foram conquistadas inserções em TV, Revista, Jornal Impresso, Portais e Blogs, além das mais diversas redes sociais.

O impacto da realização do evento gera diferentes retornos:novos negócios, desenvolvimento do turismo e hotelaria, mídia espontânea e relacionamento com stakeholders.



Geração de negócios:



O impacto nas métricas da empresa é crescente a cada ano, principalmente no aumento de vendas, upselling e cross selling. A retenção dos clientes e parceiros também é comprovada com números e todas as metas foram superadas em 2018, resultando em  retorno claro sobre o investimento.



Um dos dados que comprovam o impacto em vendas proporcionado pelo evento são os números do RD Station CRM, produto lançado durante a palestra do CEO da empresa no segundo dia de evento, 7/11/2018. No dia seguinte já haviam sido criadas 4.132 contas novas e, 30 dias após o lançamento, o número já havia ultrapassado 8 mil.



Desenvolvimento regional:



A realização do evento também tem forte impacto na economia regional e desenvolvimento do turismo e hotelaria, comprovado pelo aumento da arrecadação de ISS em 24% na capital frente ao mesmo mês no ano anterior e 100% de ocupação hoteleira em Florianópolis. A ocupação dos espaços foi muito além das praias, gerando consumo antes, durante e depois dos três dias de festival. Esses fatos somados levaram a ABIH-SC (Associação Brasileira da Indústria de Hotéis de SC) a reconhecer a Resultados digitais pelos relevantes serviços prestados em prol do desenvolvimento do turismo e hotelaria em SC. 



Impacto de mídia:



Em 2018, foram registradas cerca de 400 matérias relacionadas ao RD Summit, incluindo pré e pós divulgação do evento, com impacto na mídia geral nacional, principalmente. Ao todo, estiveram no nos três dias de festival 65 profissionais de diversas editorias nacionais, internacionais e regionais, e +20 influenciadores, sendo público recorde desde a criação do evento. 



Relacionamento com a comunidade e stakeholders

Ao longo das seis edições do RD Summit, quase 30 mil pessoas puderam experimentar todas as atividades presencialmente. 



No primeiro ano, 2013, o evento teve um público de 300 pessoas, que puderam conferir, ao longo de quase 12 horas de programação, quatro palestras e seis painéis.



Em 2014, o evento já foi além, crescendo e se transformando em conferência de dois dias. Já estava estruturado com 5 trilhas de conteúdo paralelas, mais de 80 palestrantes e mais de 1.300 participantes. Esse ano foi marcado pela constatação: A RD havia criado um modelo de evento replicável. 



No ano de 2015, mais de 3 mil pessoas participaram das atividades distribuídas em oito trilhas de conteúdo e em uma estrutura de 10 mil m² com Feira de Negócios, Feira Gastronômica e keynotes internacionais e palestrantes experientes.



Em 2016, mais um marco: Participaram do RD Summit mais de 5 mil pessoas e o espaço do evento dobrou para 20 mil m² de estrutura, com dez Trilhas de conteúdo e a já reconhecida Feira de Negócios e a Gastronômica. No ano seguinte, 2017, o número de participantes continuou em escalada: mais de 8 mil pessoas. 



Em 2018 o Summit ganhou mais um dia na agenda. Assim foi possível garantir a entrada de todas as programações e conteúdo. O festival cresceu expressivamente, chegou a quase 30 mil m², 12 mil participantes e 13 trilhas de conteúdo. O que prova é o retorno do mercado, aumento de tickets vendidos, 97% dos participantes afirmaram que voltariam para uma próxima edição e o NPS mais alto de todas as edições: 89. 



A edição de 2018 cresceu 40% em relação à edição anterior. Foram cerca de 12 mil ingressos vendidos. O primeiro lote, lançado em maio de 2018 (seis meses de antecedência do evento) se esgotou em apenas dez dias.



Todo ano é realizado uma pesquisa de satisfação entre os participantes do evento. Ano passado a nota geral do evento foi 4.7 (escala 0 a 5). O NPS (Net Promoter Score) é crescente ano a ano, apesar da complexidade e porte do evento aumentarem, o recorde foi 89 em 2018. 



A nota mais alta é sempre dada aos funcionários da RD que estão em todos os pontos de contato do evento: desde organização de filas, credenciamento, atendimento no serviço de chopp do happy hour, etc. Além disso, quase 98% dos participantes afirmou que voltaria ao evento.

Diantes de todos os impactos anteriormente listados, o RD Summit se configura como um evento VUCA, capaz de proporcionar uma nova experiência de evento que conecta ideias, pessoas e oportunidades no ecossistema de marketing digital e vendas da América Latina.  

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