Sem dúvida, o grande desafio foi criar uma proposta inovadora para a plenária principal.
Tínhamos a necessidade de impactar um público de 3.000 participantes e precisávamos de imponência e versatilidade, pois se tratava do maior evento da empresa para um grande público que por horas estariam reunidos conjuntamente e horas separadamente, dentro deste mesmo local.
Com 253,40m de telas ao longo das paredes da Arena Sauipe, a solução foi construir um mega palco central em que a cenografia formava dois grandes círculos 360°, resultando em um símbolo do infinito, subdividindo o público em 2 lados de 1.500 pessoas cada e assim conseguindo envolver todo o público sem que eles ficassem muito distantes da tela, criando um estonteante clima de imersão para os participantes.
Logo acima do palco, no centro da sala, foram construídas 2 telas panorâmicas curvas espelhadas, medindo 25m x 4,0m cada. Em suas laterais foram colocadas telas curvas medindo 10m x 4,0m, para que “abraça-se” ainda mais o público. Complementando esta ousada cenografia estavam 163,4 metros lineares de telas projetadas na parede do espaço. Com 27,16m x 7,84 e 80cm de altura, o palco possuía 4 acessos por escadas, sendo 1 em cada lateral para atender às diferentes ações do evento, como palestras, danças, shows e outras ativações.
Dados técnicos:
2 telas de projeção panorâmicas: 25 x 4m;
4 telas de projeção curvas com 10,0x 4,0m;
163,4m lineares x 4,0m de telas projetadas na parede.
As telas centrais foram estruturadas em aro de metalon e forradas com lona na cor branca, sendo fixadas em boxtruss.
Tablado de palco: 24,85 x 7,84m sendo 80cm de altura.
O tablado de palco foi construído em aro de madeira, chapeado e forrado com carpete na cor preta, todas as bordas tinham fita de led na cor rosa.
As 6 telas + o tablado de palco, formavam uma cenografia de palco gigantesca construída com 36m x 20m x 7,90 metros de altura. Mas em termos de cenografia total da plenária, podemos considerar toda a sala, ou seja 68,60m x 34,60m e 7,90m de altura.
APP CONVENÇÃO ACHÉ
Além disso, para gerar maior engajamento entre os 3.000 participantes da Convenção, a Zum Digital (unidade de Digital do Grupo Zum), elaborou um aplicativo que foi a Rede Social do evento. A plataforma foi uma comunidade exclusiva para os participantes se comunicarem entre si, com os gestores e diretoria, em tempo real, entregando métricas de engajamento para nosso cliente diariamente.
Havia fóruns de discussões e trocas de informações setorizados (possibilidade de materiais com acesso aberto a todos e outros direcionados a cada uma das linhas de negócio da empresa). Espaço para troca de fotos, vídeos, posts, recados diversos. Tudo isso sendo gerenciado diretamente pelo cliente de forma rápida e em tempo real. Durante o evento, contaram também com um help desk da Zum Digital para apoio geral.
O formato de infinito da plenária de abertura, nos deu possibilidades de embarcar muita tecnologia para enaltecer os conteúdos da Convenção, dessa forma, aliamos inovações tecnológicas como a projeção 360° e o APP para uma comunicação mais efetiva dos conceitos que estavam sendo trabalhados no evento, como o engajamento, ritmo, sucesso e protagonismo.
ALGUNS NÚMEROS DO EVENTO:
- Quantidade de dias do evento entre montagem e desmontagem: 20 dias (11 de montagem, 4 dias de eventos e 5 de desmontagem).
- Quantidade de produtores diretos: 15 pessoas
- Quantidade de staff durante o evento (com todos fornecedores): 378 pax ao mesmo tempo
- Atividades do evento – Palestras, Reunião de Gestores, Gamification, Lançamento de produtos, Luau, Cinema Open Air, Ações de Guerrilha de produtos, Festa de encerramento, Customização de abadá, Massagem, Penteados de cabelo e acessórios, Tatuagem de henna, Confecção de turbantes e tererês, Show com trio elétrico e etc.
- Quantidade de salas: 13 salas
- Horas de conteúdo: 326 horas
- Quantidade de caminhões: 06 carretas de 11m, 02 muncks e 2 caminhões de 6m
- Quantidade de LED / Wachtout / Telas: 41 telas de projeção
- Quantidade de lonas: 151 lonas de comunicação visual
- Plenárias simultâneas: 13 salas simultâneas
- Quantidade de tendas: 02 (15x30 e 15x35m), 6 toldos 12x12 e 1 toldo 10x10
- Quantidade de sinalização: 05 painéis, 05 blimps, 25 totens, 05 placas mapa.
- Brindes: 18 mil unidades entre sacochilas, fones, havaianas, brinde despedida e camisas.
- Festa de encerramento - Trio elétrico com Carlinhos Brown para 3.000 pax