Prêmio Caio

Detalhe do Case

Prêmio Caio 20ª Edição

Case: Convenção Aché - O ritmo que faz acontecer

Candidato: Zum Brazil Eventos
Cliente: Laboratório Aché
Segmento: Eventos
Estado:

A Zum Brazil  Eventos atua no setor de eventos corporativos (B2B) há mais de 19 anos.Toda a experiência e know how adquiridos, contribuíram para a empresa se tornar reconhecida no mercado de eventos, conquistando um extenso portfólio de clientes fiéis por todo o país. Especializada em momentos inesquecíveis, a Zum Brazil atua no setor de eventos corporativos de todos os portes e formatos, assim como essa grandiosa Convenção.

O Aché é uma empresa 100% nacional, com 52 anos de atuação, e está posicionado entre as três maiores corporações farmacêuticas do Brasil, cumprindo o propósito de levar mais vida às pessoas onde quer que elas estejam. Possui uma das maiores Forças de Geração de Demanda e Vendas do mercado nacional, o que proporciona uma ampla capilaridade para divulgação dos produtos e disseminação de conhecimento científico aos profissionais da saúde, além de acesso a um completo portfólio de qualidade ao consumidor final.
 
Atento à questão da diversidade e seus atributos, emprega 52% de mulheres em seu quadro de 4,7 mil colaboradores. Mais de 2,5 mil deles estão dedicados à manutenção do relacionamento com os profissionais da saúde e pontos de venda, por meio de visitas presenciais e virtuais.
Sua convenção anual reúne equipe de vendas e gestores, onde são apresentados os números realizados e das metas estipuladas para o ciclo que se inicia, além de treinamentos, lançamento de produtos, motivação e engajamento organizacional.

FICHA TÉCNICA:

- EVENTO: CONVENÇÃO ACHÉ - O RITMO QUE FAZ ACONTECER 
- Participantes: 3.000 pessoas
- Quantidade de dias do evento entre montagem e desmontagem: 20 dias 
- Quantidade de produtores diretos: 15 pessoas
- Quantidade de staff durante o evento: 378 pax ao mesmo tempo
- Atividades do evento – Palestras, Reunião de Gestores, Gamification, Lançamento de produtos, Luau, Cinema Open Air, Ações de Guerrilha de produtos, Festa de encerramento, Customização de abadá, Massagem, Penteados de cabelo e acessórios, Tatuagem de henna, Confecção de turbantes e tererês, Show com trio elétrico e etc.
- Quantidade de salas: 13 salas
- Horas de conteúdo: 326 horas

 
 

Vídeo

O desafio iniciou-se na concorrência, já que a Zum Brazil nunca havia atendido esse cliente antes e superou 8 outras agências, logo na primeira concorrência desta grande convenção.

 

A Convenção anual do Aché, reúne equipe de vendas e gestores, onde são apresentados os números realizados e das metas estipuladas para o novo ciclo que se inicia, além de treinamentos, lançamento de produtos, motivação e engajamento organizacional. Era um evento para 3.000 colaboradores participantes, número que mostra a magnitude da empresa e deste evento.

 

 

O briefing solicitava um tema que fosse lúdico e, ao mesmo tempo, motivacional e que tivesse sintonia com a localidade do evento, sem ser clichê. Nesse sentido, a musicalidade baiana foi o fio condutor para a criação do tema.

 

 

Todo o projeto, comunicação e ativações, elaborados pela Zum Brazil, foi construído com base no tema: GERAÇÃO ACHÉ – O RITMO QUE FAZ ACONTECER. Um conceito que envolvia união, ritmo, cadência e muita coletividade. A essência da Zum Brazil é essa: criar não apenas soluções em produção, mas também de criatividade e estratégia de engajamento e multiplicação de conteúdo – tornando o job em uma surpreendente experiência 360° para o cliente, que pôde contar a expertise da Zum do A ao Z do evento, sem outros fornecedores intermediários.

 

Outro desafio foi elaborar uma programação que “desse conta” do intenso conteúdo institucional e de vendas da empresa, mas que, ao mesmo tempo, proporcionasse momentos de lazer e descontração entre a marca e os colaboradores.

 

Tivemos que estar muito alinhados com o cliente, para que suas demandas fossem bem compreendidas e atendidas de forma rápida e satisfatória. Pois se trata de um evento grande e complexo, com muitas salas funcionando simultaneamente e demandas específicas de ativações em cada uma delas.

 

Um caráter que engrandece a assertividade deste projeto, foi, após a vitória da concorrência acontecer, pouquíssimas solicitações de ajustes na proposta da Zum foram solicitadas. Praticamente todas as ações e ativações sugeridas em concorrência se materializaram no evento.



A estrutura do hotel não abrigava todas as necessidades do evento e, coube a Zum, propor soluções para abrigar todo o conteúdo e momentos do evento.

  

Sem dúvida, o grande desafio foi criar uma proposta inovadora para a plenária principal.

Tínhamos a necessidade de impactar um público de 3.000 participantes e precisávamos de imponência e versatilidade, pois se tratava do maior evento da empresa para um grande público que por horas estariam reunidos conjuntamente e horas separadamente, dentro deste mesmo local.



Com 253,40m de telas ao longo das paredes da Arena Sauipe, a solução foi construir um mega palco central em que a cenografia formava dois grandes círculos 360°, resultando em um símbolo do infinito, subdividindo o público em 2 lados de 1.500 pessoas cada e assim conseguindo envolver todo o público sem que eles ficassem muito distantes da tela, criando um estonteante clima de imersão para os participantes.



Logo acima do palco, no centro da sala, foram construídas 2 telas panorâmicas curvas espelhadas, medindo 25m x 4,0m cada. Em suas laterais foram colocadas telas curvas medindo 10m x 4,0m, para que “abraça-se” ainda mais o público. Complementando esta ousada cenografia estavam 163,4 metros lineares de telas projetadas na parede do espaço. Com 27,16m x 7,84 e 80cm de altura, o palco possuía 4 acessos por escadas, sendo 1 em cada lateral para atender às diferentes ações do evento, como palestras, danças, shows e outras ativações.

 

Dados técnicos:

2 telas de projeção panorâmicas: 25 x 4m;

4 telas de projeção curvas com 10,0x 4,0m;

163,4m lineares x 4,0m de telas projetadas na parede.

As telas centrais foram estruturadas em aro de metalon e forradas com lona na cor branca, sendo fixadas em boxtruss.  

Tablado de palco: 24,85 x 7,84m sendo 80cm de altura.

O tablado de palco foi construído em aro de madeira, chapeado e forrado com carpete na cor preta, todas as bordas tinham fita de led na cor rosa.

As 6 telas + o tablado de palco, formavam uma cenografia de palco gigantesca construída com 36m x 20m x 7,90 metros de altura. Mas em termos de cenografia total da plenária, podemos considerar toda a sala, ou seja 68,60m x 34,60m e 7,90m de altura.



APP CONVENÇÃO ACHÉ



Além disso, para gerar maior engajamento entre os 3.000 participantes da Convenção, a Zum Digital (unidade de Digital do Grupo Zum), elaborou um aplicativo que foi a Rede Social do evento. A plataforma foi uma comunidade exclusiva para os participantes se comunicarem entre si, com os gestores e diretoria, em tempo real, entregando métricas de engajamento para nosso cliente diariamente.

 

Havia fóruns de discussões e trocas de informações setorizados (possibilidade de materiais com acesso aberto a todos e outros direcionados a cada uma das linhas de negócio da empresa). Espaço para troca de fotos, vídeos, posts, recados diversos. Tudo isso sendo gerenciado diretamente pelo cliente de forma rápida e em tempo real. Durante o evento, contaram também com um help desk da Zum Digital para apoio geral.

 

O formato de infinito da plenária de abertura, nos deu possibilidades de embarcar muita tecnologia para enaltecer os conteúdos da Convenção, dessa forma, aliamos inovações tecnológicas como a projeção 360° e o APP para uma comunicação mais efetiva dos conceitos que estavam sendo trabalhados no evento, como o engajamento, ritmo, sucesso e protagonismo.



ALGUNS NÚMEROS DO EVENTO:



- Quantidade de dias do evento entre montagem e desmontagem: 20 dias (11 de montagem, 4 dias de eventos e 5 de desmontagem).

- Quantidade de produtores diretos: 15 pessoas

- Quantidade de staff durante o evento (com todos fornecedores): 378 pax ao mesmo tempo

- Atividades do evento – Palestras, Reunião de Gestores, Gamification, Lançamento de produtos, Luau, Cinema Open Air, Ações de Guerrilha de produtos, Festa de encerramento, Customização de abadá, Massagem, Penteados de cabelo e acessórios, Tatuagem de henna, Confecção de turbantes e tererês, Show com trio elétrico e etc.

- Quantidade de salas: 13 salas

- Horas de conteúdo: 326 horas

- Quantidade de caminhões: 06 carretas de 11m, 02 muncks e 2 caminhões de 6m

- Quantidade de LED / Wachtout / Telas: 41 telas de projeção

- Quantidade de lonas: 151 lonas de comunicação visual

- Plenárias simultâneas: 13 salas simultâneas

- Quantidade de tendas: 02 (15x30 e 15x35m), 6 toldos 12x12 e 1 toldo 10x10

- Quantidade de sinalização: 05 painéis, 05 blimps, 25 totens, 05 placas mapa.

- Brindes: 18 mil unidades entre sacochilas, fones, havaianas, brinde despedida e camisas.

- Festa de encerramento - Trio elétrico com Carlinhos Brown para 3.000 pax



 

O ano de 2018 foi marcado por uma recuperação lenta da economia brasileira, impactada principalmente por elevado índice de desemprego, baixo nível de investimento, greve dos caminhoneiros, instabilidade no mercado financeiro em meio às incertezas eleitorais e conflito comercial envolvendo os Estados Unidos e a China, o que contribuiu para a elevação dos custos dos insumos. Esse cenário impactou fortemente alguns setores da economia, ocasionando cancelamentos e postergações de investimentos, além de demissões para realinhar a oferta à demanda em queda.

No Aché, apesar do forte aumento da competitividade, os fatores apontados não alteraram os planos de investimento em inovação, aumento da capacidade produtiva e tecnologia e, acreditando na sustentabilidade do negócio, os postos de trabalho foram mantidos e as contratações para posições estratégicas foram realizadas.

Comprometido em levar mais vida às pessoas, o Aché lançou 17 novos produtos, ampliando seu diversificado portfólio, que é sinônimo de qualidade, segurança e eficácia, além de ter investido na expansão de seu pipeline com 153 projetos.

No ano de 2018, o Aché ampliou sua distribuição numérica, alcançando 72 mil pontos de venda em todo o Brasil. A empresa exportou seus medicamentos para 26 países, lançando oito novos produtos.

Em 2019, o Aché segue comprometido com a evolução do negócio e com a geração de valor para consumidores, profissionais da saúde, clientes, fornecedores, colaboradores, acionistas e toda a sociedade, mantendo o objetivo de continuar crescendo ao lado dos brasileiros, contribuindo para sua saúde, bem-estar e qualidade de vida. Por tanto, os grandes investimentos em eventos de engajamento para o público interno, assim como este, continuam sendo fortemente trabalhados, para que seja possível atingir as metas e propósitos do Aché. 

Até o presente momento, o cliente não divulgou dados financeiros do evento, mas pelo clima de alegria e satisfação dos participantes, podemos dizer que a convenção foi bastante proveitosa e positiva.