Prêmio Caio

Detalhe do Case

Prêmio Caio 20ª Edição

Case: Encontro Nacional de Praticagem

Candidato: Alternativa F
Cliente: Conapra
Segmento: Eventos
Estado:

O Evento:
 
O 42º Encontro Nacional de Praticagem, é o principal congresso desta categoria que aborda temas como segurança da navegação, capacitação, logística e infraestrutura portuária estão na programação que será apresentada por representantes da Marinha, de universidades e dos próprios práticos, responsáveis pelo assessoramento dos comandantes das embarcações em manobras em águas restritas.
 
Buscando uma agência que pudesse cuidar do evento em sua totalidade, o CONAPRA contratou a Alternativa F Eventos para operacionalizar o pré, durante e pós evento, incluindo comunicação, cenografia, decoração, A&B, palestrantes, patrocinadores, entretenimento, entre várias outras necessidades.
 
O Cliente:

O CONAPRA é uma associação profissional, sem fins lucrativos, que congrega os Práticos brasileiros, tendo por finalidade representá-los junto a todas as Autoridades Governamentais e entidades representativas de setores do meio marítimo nas questões ligadas às praticagens. Tal entidade é reconhecida pela Autoridade Marítima como Órgão de Representação Nacional de Praticagem, com tarefas específicas previstas na Normam-12 e em Portarias da DPC.
 
A Agência

Uma agência. Duas cabeças. Várias alternativas.
Esse é o ponto de partida quando se quer entender o fenômeno desenvolvido por uma nova forma de pensar eventos: a Alternativa F. Criada por dois renomados nomes do mercado, Felipe Lemos e Ana Nani, a agência boutique nasceu da necessidade de fazer diferente frente à concorrência e de oferecer uma criação fora da caixa.

Com o objetivo de ser o remédio anti-insônia e estresse em eventos corporativos, a agência se diferencia por oferecer eventos de grande qualidade, independente do porte e objetivo, em todo o Brasil e nos mais variados pontos do mundo. Só nos últimos anos esteve presente, produzindo seus projetos, em território nacional, em locais como Brasília, Foz do Iguaçu, Salvador, Goiás e Belém. E também em destinos internacionais como Argentina, Orlando, Lisboa, Miami, Cape Town, Porto Rico e Cancun.


Criatividade e inovação, atendimento sênior personalizado, credibilidade, segurança, ótimo custo-benefício e uma entrega de qualidade que supera as expectativas. Não precisa escolher entre uma ou duas opções. Com escritórios no Rio de Janeiro e em São Paulo a Alternativa F oferece todos esses diferenciais em uma só agência.

Vídeo

O Evento:

 

O 42º Encontro Nacional de Praticagem, é o principal congresso desta categoria que aborda temas como segurança da navegação, capacitação, logística e infraestrutura portuária estão na programação que será apresentada por representantes da Marinha, de universidades e dos próprios práticos, responsáveis pelo assessoramento dos comandantes das embarcações em manobras em águas restritas.

 

Histórico anterior:

Esse evento já é tradicional e estava em sua 42ª. Edição, com isso, foi escolhida a cidade de Foz do Iguaçi para representar as praticagens da região sul do país. Outra regiões haviam sido representadas nos anos anteriores como, por exemplo: Brasília – Centro Oeste, Belém – Norte e Fortaleza – Nordeste.

 

Público:

Em sua maioria masculino, totalizou uma média de 150 participantes, dentre eles práticos, oficiais da marinha, palestrantes nacionais e internacionais, jornalistas e demais interessados do segmento de toda a américa latina.

 

O congresso discutiu assuntos tão importantes que contou com as seguintes autoridades:

Ministro dos Transportes, Valter Casimir

Deputado federal, Vinicius Carvalho (PRB-SP)

Ministro do Superior Tribunal de Justiça, (STJ) Marco Buzzi

Ministro do Supremo Tribunal Federal (STF), Ricardo Lewandowski

 

Pré-evento:

Foi enviada uma minuta a todos os possíveis convidados com um formulário para que eles realizassem uma inscrição prévia como palestrante ou participante. As inscrições tiveram 3 meses de duração. Neste documento o participante podia ter informações sobre o congresso, local, tipos de hospedagem oferecida e programação prévia do encontro.

O Congresso:

O congresso seguiu uma agenda conforme detalhamento abaixo.

 

- Recepção

Os convidados foram recepcionados em um balcão de credenciamento exclusivo com recepcionistas que entre suas funções credenciavam os convidados, entregavam os crachás personalizados, colocavam uma pulseira de identificação e entregavam um kit de boas-vindas composto por pasta, bloco, caneta.

 

- Foyer com Patrocinadores

A Alternativa F auxiliou na venda de cotas de patrocínio para este evento e montou um planejamento para que empresas do setor pudessem estar presentes com seus produtos e serviços. O resultado deste planejamento foi que pela primeira vez conseguimos ter mais de 5 empresas nacionais e internacionais expondo produtos/serviços neste evento. Essas empresas puderam ter uma área de exposição em frente a sala de reuniões, terem seus logos expostos em todo o material de comunicação do evento e ter um espaço para 30 minutos de palestra durante o Congresso.

 

Então, após a recepção dos convidados, todos eram direcionados para o foyer exclusivo onde ficavam os principais patrocinadores.

 

Este espaço foi ambientado com bistrôs, cadeiras e alguns arranjos florais.

 

- Sinalização

Alguns totens foram distribuídos para sinalizar as principais salas, como: plenária, almoço e sala dos palestrantes.

 

- Plenária

A plenária teve uma estrutura cenográfica composta por uma tela de 20 metros que foi 100% projetada com a comunicação do evento, vídeos da Praticagem e vinhetas representando Foz do Iguaçu, tudo encapado com a comunicação visual do evento.

 

A estrutura de equipamentos para os palestrantes foi completa, incluindo boa sonorização, todos os tipos de microfone, retorno de apresentação no púlpito e no palco e cronometro das apresentações.

 

A agenda dos dois dias de congresso contou com abertura solene, vídeos institucionais e diversas palestras/discussões sobre o tema, que teve um mestre de cerimônia carioca.

 

Ao final de cada palestra, era aberto um espaço para perguntas e respostas.

Ao final do congresso, todas as apresentações foram divulgadas no site.

 

Mais informações sobre o evento podem ser encontradas nos links abaixo:

https://www.praticagemdobrasil.org.br/42o-encontro-nacional-de-praticagem/

- Eventos paralelos de relacionamento

Além da programação oficial do congresso, tivemos alguns eventos de relacionamento paralelos.

 

O primeiro foi um coquetel de boas vindas no Golf Club do hotel Wish. Neste coquetel com duração de 2 horas, fizemos uma decoração alegre e mais informal para que os práticos e suas famílias pudessem se integrar e discutir um pouco mais sobre os assuntos relacionados ao evento.

 

O segundo foi um jantar formal e temático que encerrou a programação. Em sala exclusiva do hotel criamos uma noite clássica e sofisticada inspirada nos anos 20 e no filme “O Grande Gatsbty”. Na decoração incluímos pérolas, plumas, cristais e tecidos dourados. A cenografia também fez a composição do ambiente com um fundo de palco recortado e bares super personalizados. Para embalar a noite, trouxemos uma big band de jazz que tocou os clássicos dos anos 20 e outras músicas famosas desse ritmo.

 

O terceiro foi um passeio com todo o grupo para as cataratas de Foz do Iguaçu, reconhecida como uma das paisagens mais bonitas do mundo. O passeio finalizou com um almoço dentro do parque, em restaurante com uma vista incrível do parque.

 

-Pós Evento

Todas as fotos e as apresentações contidas no evento foram disponibilizadas no site do Congresso. Além disso, foi feita uma edição especial da Revista “Rumos Práticos” sobre este congresso como podem conferir no link abaixo:

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/0B9Su3FN-otwkWV95a2xaelVsRHc

Galeria de Fotos

O grande desafio deste evento era fazer com que as edições anteriores, que aconteceram em outras cidades do Brasil, fossem equiparadas, mesmo entendendo que a cidade tinha um perfil diferente para a realização de eventos desse porte.



Foram feitas muitas reuniões para melhorar aspectos que incomodaram os participantes nos anos anteriores e tudo foi resolvido da melhor maneira possível:



- Tempo das apresentações que era sempre ultrapassado: colocamos um cronometro no púlpito e uma recepcionista com placas de minutagem passando no fundo da sala.





- Dia muito intenso de palestras e ambiente muito formal: reduzimos o tempo de palestras e limitamos suas quantidades, usando os intervalos de coffee breaks e almoço a nosso favor, fazendo com que tivéssemos 3 palestras por intervalo, no máximo. Além disso, mestre de cerimônias que mediou o evento tratou tudo de forma muito leve e informal.





- Melhor estruturação do patrocínio: A agência cuidou dos pacotes e dos planos de patrocínio para que houvesse uma padronização nas exposições e nas apresentações. Todo o atendimento ao patrocinador foi feito com antecedência evitando assim imprevistos no local.

 

Galeria de Fotos

Como resultado geral, o Congresso foi um sucesso e pudemos enxergar isso pelos leads da diretoria e pela reação dos participantes ao final do evento. Na pesquisa realizada pós-evento com os participantes, tivemos um resultado extremamente positivo com 98% avaliando total satisfação.

 

A equipe da Record estava presente no evento e publicou uma reportagem sobre ele:

https://noticias.r7.com/rio-de-janeiro/cidade-alerta-rj/videos/foz-do-iguacu-recebe-encontro-nacional-de-praticos-28112018

 

Dados Gerais:

Abaixo, estão os números gerais de equipes envolvidas no evento:



- Staff 

Pré-evento: 03 profissionais da Alternativa F Eventos – Atendimento, Produção e Criação



Durante: Aproximadamente 35 profissionais | diretos e indiretos, entre coordenação, organização e empresas terceirizadas.



Pós-evento: 01 profissional da Alternativa F Eventos



- Refeições

Foram servidas 2.250 refeições entre cafés da manhã, coquetéis, almoços e jantares.



- Transportes

Nº de passagens aéreas de ida e volta: 80

Nº carros ou micro ônibus: Aproximadamente 20 veículos



Este evento movimentou a rede hoteleira em Foz do Iguaçu, pois utilizamos grande parte do Hotel fazendo com que outros hospedes procurassem infraestrutura similar nas proximidades.



Vale ressaltar os empregos criados, diretos e indiretos, uma vez que todas as empresas envolvidas tiveram que se preparar e reforçar a equipe para atender as necessidades do evento, mas também não é possível mensurar.