Prêmio Caio

Detalhe do Case

Prêmio Caio 20ª Edição

Case: 36TH Brazilian Congress of Psychiatry

36th Brazilian Congress of Psychiatry

Candidato: Associação Brasileira de Psiquiatria - ABP
Cliente: ABP - Associação Brasileira de Psiquiatria
Segmento: Eventos
Estado:

Fundada em 1966, a Associação Brasileira de Psiquiatria - ABP tem mais de 50 anos de atuação e um histórico de lutas e conquistas em favor da psiquiatria no Brasil e no mundo.

Voltada para o desenvolvimento científico, público e social da especialidade médica que se dedica a cuidar daqueles que sofrem com as doenças mentais, a instituição reúne atualmente mais de seis mil associados e mantém federadas e núcleos em todos os estados brasileiros.

Em suas mais de cinco décadas de história, a ABP teve momentos marcantes. O ano de 1970 marcou a concessão do primeiro Título de Especialista e a realização do primeiro Congresso Brasileiro de Psiquiatria - CBP, que é hoje um dos maiores eventos em psiquiatria do mundo.

O Congresso Brasileiro de Psiquiatria - CBP é o principal evento da especialidade na América Latina e o segundo maior congresso de psiquiatria do mundo, o evento é anual e itinerante.

Em 2018, a ABP promoveu e realizou o XXXVI Congresso Brasileiro de Psiquiatria, que aconteceu de 17 a 20 de outubro, no Centro Internacional de Convenções do Brasil - CICB, em Brasília, DF, recebeu cerca de 6.000  participantes, sendo 90% médicos.

Foram mais de 300 horas de atividades científicas divididas em quatro dias de programação. Ao todo foram realizadas 170 atividades, em 16 salas, com carga horária total de 32 horas, que variavam a capacidade entre 200 e 1.200 pessoas.
 
Participaram do evento palestrantes brasileiros e estrangeiros de cerca de 10 países diferentes.

Além disso, o XXXVI CBP recebeu 38 expositores na feira comercial.

A ABP é a promotora e organizadora do CBP, em parceria com a APAL e a APBR, sendo responsável pelo planejamento, organização, promoção e execução do evento.

Vídeo

Briefing



Identificação da Promotora e Organizadora do Evento

Empresa: Associação Brasileira de Psiquiatria

Segmento de atuação: Instituição sem fins lucrativos - Psiquiatria

Endereço: Rua Buenos Aires, 48, 3 andar, Centro, RJ

CEP.: 20070-022 Cidade: Rio de Janeiro Estado: RJ

Telefone: (21) 2199-7500

Website: www.abp.org.br

Responsável pelo envio das informações: Vanessa Siqueira 

Cargo: Assistente de Eventos Tel.: (21) 2199-7500

Celular: (21) 97532-1151  e-mail: operacional4.congresso@abp.org.br



Identificação do Evento



Há tema definido? (x) Sim  (  ) Não

Em caso afirmativo, qual é? Diretrizes para um modelo de assistência psiquiátrica no Brasil, isso é possível?

Objetivo principal:  programa científico de alta qualidade que proporcione atualização e aprimoramento do conhecimento científico aos médicos psiquiatras e de outras especialidades da saúde, do Brasil e do mundo, em um ambiente confortável, que gere uma experiência única e inovadora a cada ano. 

Tipologia do evento: Congresso Internacional

Perfil do público alvo:  médicos especialistas em psiquiatria, de ambos os sexos, residentes de psiquiatria e profissionais afins (psicólogos, enfermeiros, etc).

Número de participantes: 8.000

Estimativa de participantes efetivos: 6.000

Palestrantes nacionais e internacionais

Data: 17 a 20 de outubro de 2018



Metas e objetivos:



1Diminuir custos em relação ao evento de 2017, mantendo a qualidade;

2 - Ampliar o alcance das divulgações;

3 - Modernizar os crachás;

4 - Melhorar o controle de acesso dos congressistas às áreas restritas;

5 - Estreitar o relacionamento;

6 - Reduzir o tempo de montagem em 1 dia em relação aos anos anteriores;

7 - Transformar um balcão de atendimento em outro, com outro layout, sem gerar transtornos;

8 - Ampliar o relacionamento com os apoiadores;

9 - Realizar uma palestra sem o palestrante presente fisicamente;

10 - Manter um livre acesso de trânsito, em uma região que geralmente tem muitos engarrafamentos.





 

O Congresso Brasileiro de Psiquiatria já está consagrado no calendário internacional de eventos científicos da área de saúde mental. Médicos psiquiatras e de outras especialidades, psicólogos e demais profissionais da saúde encontram no CBP, atualização em várias áreas de pesquisa e trocam experiências da prática clínica, o que torna o evento fundamental para estudos científicos na medicina mundial.



Os principais objetivos do XXXVI CBP eram:



1 - Diminuir custos em relação ao evento de 2017, mantendo a qualidade.



Para realizar esta ação tivemos um grande desafio, pois o evento de 2017 aconteceu em São Paulo, onde encontramos muita mão de obra na área de eventos e grande concorrência. Em 2018 o CBP aconteceu em Brasília, onde os valores são mais altos.



Fizemos algumas alterações sem comprometer a qualidade do evento, como os questionários de avaliação e certificados, que nos anos anteriores eram impressos e passaram a ser online, assim economizamos nas impressões e colaboramos com o meio ambiente na redução do uso de papel. Além disso, para emitir o certificado, era preciso preencher a avaliação do evento, o que nos garantiu retorno da pesquisa de satisfação e aprimoramento para os eventos seguintes.



Outra mudança foi na contratação de uma gráfica rápida, que nos gerava custos e era utilizada apenas para impressão de apostilas e demandas que surgiam durante o evento, buscamos uma gráfica próxima, que nos atendeu, sem gerar custos de locação e montagem de um espaço dentro do evento. 



2 - Ampliar o alcance das divulgações



Para realizar esta ação, fizemos uma pesquisa em nosso banco de dados, buscando identificar regiões onde tínhamos um número menor de participantes. Após essa análise, comunicamos para nosso setor de Comunicação, que realizou divulgações específicas para atingi-los.



3 - Modernizar os crachás



Para esta demanda, incluímos o uso de cordões personalizados com a logo da ABP e um material mais resistente,  dispensando o uso das bolsinhas plásticas, tornando nossos crachás mais modernos, sem elevar o custo



4 - Melhorar o controle de acesso dos congressistas nas áreas restritas



Nos anos anteriores, os participantes passavam com os crachás virados, o que dificultava o controle por parte dos seguranças. Uma simples ação de utilizarmos crachás frente e verso, facilitou o trabalho no controle da circulação dos acessos restritos.



5 - Estreitar o relacionamento com os associados



Durante o CBP tivemos a Ilha da ABP, onde o associado e médicos que desejam se associar tiravam todas as suas dúvidas  sobre a ABP, além do atendimento personalizado no estande da ABP, onde haviam lounges, carregadores de celular e uma cafeteria, para que os congressistas se sentissem acolhidos e confortáveis.



6 - Reduzir o tempo de montagem em um dia em relação aos anos anteriores



Com ajuda da Montadora Oficial, fizemos um cronograma alinhando a logística de entrada de cada fornecedor, assim, cada um tinha um período de montagem, preparando para a entrada da demanda seguinte, dessa forma, conseguimos otimizar o tempo, deixando tudo pronto no prazo estabelecido e sem contratar horas extras.



7 - Transformar um balcão de atendimento em bilheteria, mudando o layout, sem gerar custo alto 



Com ajuda da gráfica próxima, fizemos a impressão de outro layout, mudando apenas a testeira, conseguimos um espaço novo para atividade do dia seguinte, sem  gerar grandes custos, reaproveitando um estande já montado que foi utilizado no pré-congresso.



8 - Ampliar o relacionamento com os apoiadores



A captação de recursos é uma importante área na organização de eventos, independente do porte e área abordada.

 

Pensando nisso a ABP, além do envio do book comercial, saiu da zona de conforto e procurou criar um relacionamento melhor com os apoiadores, desenvolvendo uma estratégia diferenciada em 3 pontos e dando oportunidade do apoiador expor suas ideias e necessidades.

 

Jantar de apresentação: a ABP organiza um jantar, convidando todos os apoiadores em potencial, para a apresentação do CBP do ano seguinte. Nesse jantar é apresentado o book comercial aonde constam todas as informações pertinentes a parte comercial do evento, além de informações sobre o congresso e a cidade de realização.

 

Rodada de negociação: a ABP abre as portas para os apoiadores quando todos os confirmam suas intenções de apoio e podem escolher presencialmente diferentes itens (Posição do estande na área de exposição, sala do simpósio, proposta de novos produtos e outros). Participam desta reunião o Presidente da ABP, Diretor Tesoureiro, e o Presidente da Federada

 

Premiação: A ABP oferece todo ano, na véspera do CBP um jantar de confraternização com  premiações aos apoiadores. Essa premiação mostra o reconhecimento aos apoiadores e é uma oportunidade de apresentar, novamente, o potencial comercial do CBP.



9 - Realizar uma palestra sem o palestrante estar presente fisicamente



Às vésperas do CBP, um de nossos palestrantes nos avisou que, devido a um problema de saúde, não poderia comparecer ao Congresso, analisamos as possibilidades e realizamos a palestra via skype, funcionou muito bem e a sala ficou lotada.



10 - Manter um livre acesso de trânsito em uma região que costuma ter muitos engarrafamentos



O CICB, onde foi realizado o CBP, fica em uma área de constantes engarrafamentos, para evitar problemas contamos com uma empresa de sinalização experiente, que nos auxiliou na logística do tráfego, otimizando a circulação, sem gerar transtornos aos nossos congressistas.



11- Realização do Pré-congresso durante a montagem



Realizamos 3 dias de pré congresso no mesmo ambiente em que o evento estava sendo montado, sem comprometer a qualidade e garantindo a segurança dos participantes.



Conceito criativo



O XXXVI CBP aconteceu em Brasília / DF e toda comunicação visual foi pensada enaltecendo a cidade sede, as cores lembravam o céu estrelado e a cor do barro, bem característicos do local. Os Candangos, personagens fundamentais para construção da capital, tiveram destaque no layout. Além disso, buscamos destacar também, as campanhas realizadas pela ABP, de grande importância para a classe médica e toda sociedade.



Comunicação Visual e Cenografia



Ao chegar ao local, o congressista era recebido com um grande painel do evento, customizado seguindo o layout.



No hall de inscrições, todos os balcões (Novos inscritos, Consulte seu número, Pré-inscritos, Inscrição em cursos, Pagamentos e Guarda volumes), seguiam o conceito criativo do evento.



A Ilha, onde os associados tiravam suas dúvidas sobre o evento e sobre a anuidade da ABP , foi um estande construído, visando destaque e maior conforto para atendimento ao público.



Além disso, tivemos o Estande Rio, para informações sobre o CBP seguinte, que acontecerá no Rio de Janeiro. Esse espaço destacava os principais pontos turísticos da cidade.



Para as 16 salas onde aconteceram as atividades científicas, foram utilizadas mesas diretivas com o layout do evento, além de duas grandes telas que eram utilizadas para transmissão full da plenária ou dividida entre a transmissão e a apresentação dos palestrantes.



Em todos os lounges espalhados pelo evento, haviam torres de carregador de celular, envelopado com o layout do CBP, com telas, onde eram exibidos vídeos dos apoiadores participantes e dos produtos da ABP, além de poltronas confortáveis para descanso dos congressistas.



Os estandes foram posicionados de forma a dar amplitude ao espaço e não prejudicar a livre circulação dos participantes.



O XXXVII CBP

 

Trazendo amplo conteúdo científico de qualidade, a 36º edição do Congresso brasileiro de Psiquiatria, gerou grande crescimento e avanço não só para os médicos psiquiatras, mas para todos os profissionais da saúde mental, no Brasil e no mundo.

 

Em 2018 o evento abordou as diretrizes para um modelo de assistência psiquiátrica no Brasil, entre outras temáticas que estão em discussão ao redor mundo.



Hall de inscrições

 

Os participantes eram recebidos no hall de inscrições, onde os pré inscritos consultavam seu número de inscrição no balcão Consulte seu número e retiravam seu material. O Balcão de pré inscritos era dividido por número, visando agilizar o processo de retirada.

 

Os participantes que optaram por realizar a inscrição no local, realizavam o pagamento no balcão Pagamentos e retiravam seu material no balcão Novos inscritos. Além disso, podiam realizar inscrição nos cursos, no mesmo balcão.

 

O material era composto pela bolsa, bloco e caneta, todos personalizados com a logo da ABP (utilizamos apenas a logo da ABP, para dar sobrevida ao material e reduzir custos).

 

O Crachá era moderno, com o cordão personalizado, também com a logo da ABP, na cor azul marinho, cor do céu de Brasília, utilizada em toda cenografia.

 

Após o credenciamento, os participantes poderiam guardar os seus pertences no Guarda-Volumes do evento, que seguiu o mesmo layout utilizado em todo hall de inscrições.

 

Sinalização

 

Todas as áreas do evento eram sinalizadas com totens indicativos de forma a direcionar os participantes para as salas descritas abaixo:

Sala VIP: As autoridades eram recebidas na sala VIP, onde podiam interagir enquanto aguardavam o início das programações. Na parte da manhã e da tarde eram servidos coffee break.

 

Midia Desk: local onde os conferencistas passavam suas palestras.

 

Comunicação: espaço onde eram redigidas as matérias do Jornal CBP Express, que circulava no evento registrando os acontecimentos importantes do dia anterior e informando os eventos importantes do dia. Além disso, nesse espaço eram editados os vídeos de entrevistas e campanhas que circularam durante o CBP. Prestava-se atendimento à imprensa em uma sala anexa montada especificamente para atender as necessidades dos jornalistas que estavam cobrindo o evento.



Comercial: espaço destinado a receber os expositores.

 

Sala de Eventos: local destinado para controle de logística de fornecedores, organização geral do evento e atualizações necessárias para grade científica.



Tradução Simultânea: além de Inglês, o 36º CBP também contou com tradução para o espanhol, foram 24 atividades, além da Solenidade de Abertura.



Alimentação: o evento contou com um restaurante oficial, que comportava 5.000 pessoas, os almoços foram por adesão. Além disso, havia a lanchonete do CICB, onde os participantes contavam com outras opções.

 

Programação Científica - composta dos seguintes tipos de atividades:

 

1 - Simpósio da presidente;

18 - Conferências;

21  - Como eu faço/Como eu trato;

14  - Cursos;

59 - Mesas redondas;

9 - Encontro com o especialista

4 - Top PEC, Top RBP/ Top Propsiq;

12 - Atividades Especiais;

2 - Sessões de laudos psiquiátricos;

4 - sessões de casos clínicos;

3 - sessões de vídeos;

2 - sessões de temas livres;

11 - Simpósios da Indústria;

1 - Simpósio nacional;

5 - Simpósios dos departamentos da ABP;

10 - Simpósios internacionais

200 - pôsteres 

Solenidade de abertura

 

A solenidade de abertura aconteceu no dia 17/10, às 19h:30, em uma cerimônia moderna, com projeção em painel de Led, apresentação de vídeos, making off do evento, homenagens e agradecimentos.



Solenidade de Posse APAL biênio 2018 a 2020, aconteceu dia 19/10 às 19h:30 com a apresentação da nova diretoria da Associación de psiquiatria de América Latina.

Galeria de Fotos

Diminuir custos - usamos nossa experiência em negociação, buscamos alternativas e conseguimos uma redução de mais de um milhão, em relação ao evento anterior, mantendo a qualidade de estrutura e serviços. Ampliar o alcance das divulgações - aumentamos o número de congressistas das regiões Norte, Nordeste e centro-oeste em 39,7% em relação a 2017;  Modernizar os crachás- Nos anos anteriores utilizávamos  bolsinhas plásticas transparentes, em 2018 utilizamos cordões personalizados com a logo da ABP e o crachá foi feito em papel Duo Design, 300g, ficou mais moderno, bonito e funcional.  Melhorar o controle de acesso dos congressistas nas áreas restritas - com uma simples mudança no layout, conseguimos solucionar o problema de entrada dos congressistas não associados e profissionais de saúde, em atividades exclusivas para médicos associados, sem gerar filas. Nosso crachá foi frente e verso, facilitando a visualização da categoria pelo segurança e recepcionistas de porta. Estreitar o relacionamento- nosso estande proporcionou aos congressistas uma experiência agradável, onde degustaram cafés, carregavam celular e descansavam no lounge. Dessa forma, passavam mais tempo nesse ambiente e conheciam mais profundamente as campanhas e produtos, estreitando relacionamento entre associados e a ABP. Montar o evento com 1 dia a menos em relação aos anos anteriores a estratégia de montarmos um cronograma logístico detalhado, levando em consideração a necessidade de cada fornecedor, foi muito eficaz para não perdermos tempo, o trabalho foi entregue no prazo, sem gerar horas extras. Transformar um balcão de atendimento em outro- conseguimos um balcão totalmente novo, sem precisar locar nenhum material extra, mudando apenas a testeira.  Ampliar o relacionamento com os apoiadores - desenvolvemos uma estratégia diferenciada que mostrou confiança e eficiência, estreitando o relacionamento comercial com os tomadores de decisão dos apoiadores e refletindo em um aumento gradativo no número de apoiadores e de receita bruta. Realizar uma palestra sem o palestrante presente fisicamente- utilizamos o Skype para esta ação, que proporcionou a participação de um palestrante de fora do Brasil, foi um sucesso e a sala ficou lotada. Manter um livre acesso de trânsito - conseguimos manter boa circulação no entorno do evento, proporcionando fácil acesso aos nossos congressistas, mesmo em uma região complicada como o CICB.