O Congresso Brasileiro de Psiquiatria já está consagrado no calendário internacional de eventos científicos da área de saúde mental. Médicos psiquiatras e de outras especialidades, psicólogos e demais profissionais da saúde encontram no CBP, atualização em várias áreas de pesquisa e trocam experiências da prática clínica, o que torna o evento fundamental para estudos científicos na medicina mundial.
Os principais objetivos do XXXVI CBP eram:
1 - Diminuir custos em relação ao evento de 2017, mantendo a qualidade.
Para realizar esta ação tivemos um grande desafio, pois o evento de 2017 aconteceu em São Paulo, onde encontramos muita mão de obra na área de eventos e grande concorrência. Em 2018 o CBP aconteceu em Brasília, onde os valores são mais altos.
Fizemos algumas alterações sem comprometer a qualidade do evento, como os questionários de avaliação e certificados, que nos anos anteriores eram impressos e passaram a ser online, assim economizamos nas impressões e colaboramos com o meio ambiente na redução do uso de papel. Além disso, para emitir o certificado, era preciso preencher a avaliação do evento, o que nos garantiu retorno da pesquisa de satisfação e aprimoramento para os eventos seguintes.
Outra mudança foi na contratação de uma gráfica rápida, que nos gerava custos e era utilizada apenas para impressão de apostilas e demandas que surgiam durante o evento, buscamos uma gráfica próxima, que nos atendeu, sem gerar custos de locação e montagem de um espaço dentro do evento.
2 - Ampliar o alcance das divulgações
Para realizar esta ação, fizemos uma pesquisa em nosso banco de dados, buscando identificar regiões onde tínhamos um número menor de participantes. Após essa análise, comunicamos para nosso setor de Comunicação, que realizou divulgações específicas para atingi-los.
3 - Modernizar os crachás
Para esta demanda, incluímos o uso de cordões personalizados com a logo da ABP e um material mais resistente, dispensando o uso das bolsinhas plásticas, tornando nossos crachás mais modernos, sem elevar o custo
4 - Melhorar o controle de acesso dos congressistas nas áreas restritas
Nos anos anteriores, os participantes passavam com os crachás virados, o que dificultava o controle por parte dos seguranças. Uma simples ação de utilizarmos crachás frente e verso, facilitou o trabalho no controle da circulação dos acessos restritos.
5 - Estreitar o relacionamento com os associados
Durante o CBP tivemos a Ilha da ABP, onde o associado e médicos que desejam se associar tiravam todas as suas dúvidas sobre a ABP, além do atendimento personalizado no estande da ABP, onde haviam lounges, carregadores de celular e uma cafeteria, para que os congressistas se sentissem acolhidos e confortáveis.
6 - Reduzir o tempo de montagem em um dia em relação aos anos anteriores
Com ajuda da Montadora Oficial, fizemos um cronograma alinhando a logística de entrada de cada fornecedor, assim, cada um tinha um período de montagem, preparando para a entrada da demanda seguinte, dessa forma, conseguimos otimizar o tempo, deixando tudo pronto no prazo estabelecido e sem contratar horas extras.
7 - Transformar um balcão de atendimento em bilheteria, mudando o layout, sem gerar custo alto
Com ajuda da gráfica próxima, fizemos a impressão de outro layout, mudando apenas a testeira, conseguimos um espaço novo para atividade do dia seguinte, sem gerar grandes custos, reaproveitando um estande já montado que foi utilizado no pré-congresso.
8 - Ampliar o relacionamento com os apoiadores
A captação de recursos é uma importante área na organização de eventos, independente do porte e área abordada.
Pensando nisso a ABP, além do envio do book comercial, saiu da zona de conforto e procurou criar um relacionamento melhor com os apoiadores, desenvolvendo uma estratégia diferenciada em 3 pontos e dando oportunidade do apoiador expor suas ideias e necessidades.
Jantar de apresentação: a ABP organiza um jantar, convidando todos os apoiadores em potencial, para a apresentação do CBP do ano seguinte. Nesse jantar é apresentado o book comercial aonde constam todas as informações pertinentes a parte comercial do evento, além de informações sobre o congresso e a cidade de realização.
Rodada de negociação: a ABP abre as portas para os apoiadores quando todos os confirmam suas intenções de apoio e podem escolher presencialmente diferentes itens (Posição do estande na área de exposição, sala do simpósio, proposta de novos produtos e outros). Participam desta reunião o Presidente da ABP, Diretor Tesoureiro, e o Presidente da Federada
Premiação: A ABP oferece todo ano, na véspera do CBP um jantar de confraternização com premiações aos apoiadores. Essa premiação mostra o reconhecimento aos apoiadores e é uma oportunidade de apresentar, novamente, o potencial comercial do CBP.
9 - Realizar uma palestra sem o palestrante estar presente fisicamente
Às vésperas do CBP, um de nossos palestrantes nos avisou que, devido a um problema de saúde, não poderia comparecer ao Congresso, analisamos as possibilidades e realizamos a palestra via skype, funcionou muito bem e a sala ficou lotada.
10 - Manter um livre acesso de trânsito em uma região que costuma ter muitos engarrafamentos
O CICB, onde foi realizado o CBP, fica em uma área de constantes engarrafamentos, para evitar problemas contamos com uma empresa de sinalização experiente, que nos auxiliou na logística do tráfego, otimizando a circulação, sem gerar transtornos aos nossos congressistas.
11- Realização do Pré-congresso durante a montagem
Realizamos 3 dias de pré congresso no mesmo ambiente em que o evento estava sendo montado, sem comprometer a qualidade e garantindo a segurança dos participantes.
Conceito criativo
O XXXVI CBP aconteceu em Brasília / DF e toda comunicação visual foi pensada enaltecendo a cidade sede, as cores lembravam o céu estrelado e a cor do barro, bem característicos do local. Os Candangos, personagens fundamentais para construção da capital, tiveram destaque no layout. Além disso, buscamos destacar também, as campanhas realizadas pela ABP, de grande importância para a classe médica e toda sociedade.
Comunicação Visual e Cenografia
Ao chegar ao local, o congressista era recebido com um grande painel do evento, customizado seguindo o layout.
No hall de inscrições, todos os balcões (Novos inscritos, Consulte seu número, Pré-inscritos, Inscrição em cursos, Pagamentos e Guarda volumes), seguiam o conceito criativo do evento.
A Ilha, onde os associados tiravam suas dúvidas sobre o evento e sobre a anuidade da ABP , foi um estande construído, visando destaque e maior conforto para atendimento ao público.
Além disso, tivemos o Estande Rio, para informações sobre o CBP seguinte, que acontecerá no Rio de Janeiro. Esse espaço destacava os principais pontos turísticos da cidade.
Para as 16 salas onde aconteceram as atividades científicas, foram utilizadas mesas diretivas com o layout do evento, além de duas grandes telas que eram utilizadas para transmissão full da plenária ou dividida entre a transmissão e a apresentação dos palestrantes.
Em todos os lounges espalhados pelo evento, haviam torres de carregador de celular, envelopado com o layout do CBP, com telas, onde eram exibidos vídeos dos apoiadores participantes e dos produtos da ABP, além de poltronas confortáveis para descanso dos congressistas.
Os estandes foram posicionados de forma a dar amplitude ao espaço e não prejudicar a livre circulação dos participantes.
O XXXVII CBP
Trazendo amplo conteúdo científico de qualidade, a 36º edição do Congresso brasileiro de Psiquiatria, gerou grande crescimento e avanço não só para os médicos psiquiatras, mas para todos os profissionais da saúde mental, no Brasil e no mundo.
Em 2018 o evento abordou as diretrizes para um modelo de assistência psiquiátrica no Brasil, entre outras temáticas que estão em discussão ao redor mundo.
Hall de inscrições
Os participantes eram recebidos no hall de inscrições, onde os pré inscritos consultavam seu número de inscrição no balcão Consulte seu número e retiravam seu material. O Balcão de pré inscritos era dividido por número, visando agilizar o processo de retirada.
Os participantes que optaram por realizar a inscrição no local, realizavam o pagamento no balcão Pagamentos e retiravam seu material no balcão Novos inscritos. Além disso, podiam realizar inscrição nos cursos, no mesmo balcão.
O material era composto pela bolsa, bloco e caneta, todos personalizados com a logo da ABP (utilizamos apenas a logo da ABP, para dar sobrevida ao material e reduzir custos).
O Crachá era moderno, com o cordão personalizado, também com a logo da ABP, na cor azul marinho, cor do céu de Brasília, utilizada em toda cenografia.
Após o credenciamento, os participantes poderiam guardar os seus pertences no Guarda-Volumes do evento, que seguiu o mesmo layout utilizado em todo hall de inscrições.
Sinalização
Todas as áreas do evento eram sinalizadas com totens indicativos de forma a direcionar os participantes para as salas descritas abaixo:
Sala VIP: As autoridades eram recebidas na sala VIP, onde podiam interagir enquanto aguardavam o início das programações. Na parte da manhã e da tarde eram servidos coffee break.
Midia Desk: local onde os conferencistas passavam suas palestras.
Comunicação: espaço onde eram redigidas as matérias do Jornal CBP Express, que circulava no evento registrando os acontecimentos importantes do dia anterior e informando os eventos importantes do dia. Além disso, nesse espaço eram editados os vídeos de entrevistas e campanhas que circularam durante o CBP. Prestava-se atendimento à imprensa em uma sala anexa montada especificamente para atender as necessidades dos jornalistas que estavam cobrindo o evento.
Comercial: espaço destinado a receber os expositores.
Sala de Eventos: local destinado para controle de logística de fornecedores, organização geral do evento e atualizações necessárias para grade científica.
Tradução Simultânea: além de Inglês, o 36º CBP também contou com tradução para o espanhol, foram 24 atividades, além da Solenidade de Abertura.
Alimentação: o evento contou com um restaurante oficial, que comportava 5.000 pessoas, os almoços foram por adesão. Além disso, havia a lanchonete do CICB, onde os participantes contavam com outras opções.
Programação Científica - composta dos seguintes tipos de atividades:
1 - Simpósio da presidente;
18 - Conferências;
21 - Como eu faço/Como eu trato;
14 - Cursos;
59 - Mesas redondas;
9 - Encontro com o especialista
4 - Top PEC, Top RBP/ Top Propsiq;
12 - Atividades Especiais;
2 - Sessões de laudos psiquiátricos;
4 - sessões de casos clínicos;
3 - sessões de vídeos;
2 - sessões de temas livres;
11 - Simpósios da Indústria;
1 - Simpósio nacional;
5 - Simpósios dos departamentos da ABP;
10 - Simpósios internacionais
200 - pôsteres
Solenidade de abertura
A solenidade de abertura aconteceu no dia 17/10, às 19h:30, em uma cerimônia moderna, com projeção em painel de Led, apresentação de vídeos, making off do evento, homenagens e agradecimentos.
Solenidade de Posse APAL biênio 2018 a 2020, aconteceu dia 19/10 às 19h:30 com a apresentação da nova diretoria da Associación de psiquiatria de América Latina.