Detalhe do Case

Fundada pela designer Bethe Barbosa há mais de 30 anos, a Bethe B comunicação nasceu com o propósito de desenvolver projetos multidisciplinares que maximizassem resultados através da aplicação de metodologias de design para resolução de problemas e criação de soluções. Em sua segunda geração, unimos experiência à inovação, proporcionando ao cliente o atendimento 360 à todas as suas demandas de design, comunicação e eventos, simplificando a gestão e conquistando um posicionamento único em todas as plataformas de contato com seus stakeholders. 

A Live Brand, nossa metodologia proprietária de desenvolvimento de projetos de live marketing, entende que eventos são experiências de marca que devem estar integrados às demais ações de marketing, potencializando a pregnância da mensagem e o retorno dos investimentos. Nosso know how em estratégia, branding, design de soluções, comunicação visual e publicidade agregam valor às soluções desenvolvidas. 

Com uma equipe de inteligência especializada, a Bethe B é considerada a agência mais especializada quando o assunto é Seguros. Desenvolvendo projetos emblemáticos para o mercado há mais de 18 anos, fomos selecionados pela Comissão Organizadora da AIDA Brasil para planejar, criar e produzir o primeiro Congresso Mundial da Instituição a ser promovido no país. 

Através de um projeto 360, que congregou análise estratégica, design, comunicação e produção, conseguimos construir junto à AIDA Brasil o melhor Congresso da história da Associação na opinião das lideranças da AIDA World.

Planejar o Congresso Mundial da AIDA no Brasil, a AIDA Rio 2018, foi um processo repleto de desafios. Precisávamos enfrentar as dificuldades de viabilidade financeira do evento, lidar com o preconceito que os associados da AIDA World tinham com relação ao Brasil e criar uma experiência que fizesse com que os participantes dos mais de 30 países se sentissem em casa. Além destes fatores, uma reviravolta após a conclusão do projeto inicial pegou todos de surpresa e exigiu da equipe agilidade e sabedoria para lidar com os contratempos que se apresentavam. A Bethe B, selecionada como agência do Congresso desde seu embrião, esteve ao lado da Comissão Organizadora desde o início, apoiando e dando respaldo técnico para a tomada de decisões. 



VIABILIDADE FINANCEIRA

O Congresso Mundial da AIDA começou com um enorme desafio: viabilizar o projeto sem nenhum budget inicial disponibilizado pelo cliente. Por ser uma Associação sem fins lucrativos, a AIDA Brasil, responsável pelo planejamento e entrega da XV edição do evento, precisava ter criatividade e jogo de cintura para tirar o projeto do papel. 



O evento precisaria se bancar com o budget adquirido com captação de patrocínio e venda de ingressos. Ainda teríamos que deixar um valor remanescente para o caixa da AIDA Brasil, que tem em seus eventos uma importante fonte de renda. 



PRECONCEITO E IMAGEM

A edição brasileira tinha a difícil missão de vencer o preconceito do evento acontecer em terras latinas após anos sendo promovido em países como Itália e França - a responsabilidade de produzir a AIDA Rio 2018 era enorme! O padrão do evento iria não só ditar a opinião dos participantes com relação à qualidade da edição carioca, como também funcionar como uma analogia imediata do profissionalismo dos advogados especializados em seguros do Brasil. Era preciso apresentar ao mundo do Direito do Seguro um país de ponta, alinhado às melhores práticas, tecnologias e bom gosto, com enorme potencial para retomar o crescimento e a expansão dos negócios em todas as áreas, em especial naquelas em que o seguro é mais relevante. 



INTEGRAÇÃO

Por se tratar de um Congresso Mundial, era preciso planejar a experiência da AIDA Rio 2018 de forma que os participantes dos 33 países participantes se sentissem acolhidos e em casa. O debate acadêmico, científico, dialético e crítico deveria ter a participação ativa de todos.

 

Como o Congresso Mundial é um evento onde os familiares dos associados são convidados e podem participar das atividades sociais, era importante para o cliente que planejássemos atividades específicas para os acompanhantes.



TROCA DE ESPAÇO 

Após o estudo de viabilidade inicial, decidimos que o evento teria o Royal Tullip São Conrado, o antigo Intercontinental, como hotel sede. O projeto cenográfico e técnico, assim como todas as Planilhas de custo, foram desenvolvidos tendo este espaço como base. O que não prevíamos era que o Royal Tullip cancelaria o nosso contrato 6 meses antes do evento em função de uma reforma que seria iniciada após a compra por um grande grupo hoteleiro. Tivemos que, junto à nossa agência de viagens parceira, buscar rapidamente um espaço que atendesse ao escopo do evento e que coubesse no nosso budget, além de ter que rever todo o projeto desenvolvido. 

CAPTAÇÃO DE RECURSOS

Dos desafios apresentados, o mais emergencial era levantar recursos para garantir a realização do evento. 

O time de planejamento e criação da Bethe B minutou todas as Cotas de Patrocínio de forma que o evento fosse atraente para os players e fornecedores envolvidos no mercado de direito do seguro. Além de tradicionais cotas, criamos a Brazilian Insurance Lawyer Fair, que foi a grande sacada do evento.

Este espaço de convivência seria uma excelente oportunidade para que os principais escritórios de advocacia do país pudessem expor o seu know how para o mercado internacional. A proposta era criar um espaço agradável que dispusesse de lounges de arquitetura padrão (apenas com uma modificação de imagens fotográficas do Rio e tons que diferenciariam os lounges), de forma que, ao entrar neste salão, o participante tivesse uma percepção de organização e de alinhamento entre os players do mercado. Além desta unicidade, importante para a construção da marca Brasil na mente dos participantes, os lounges eram entregues finalizados para os patrocinadores, facilitando o planejamento de participação no evento e garantindo que não existiriam outros custos envolvidos em função de sua participação.

Outra estratégia importante para aumento do faturamento com patrocínios era o oferecimento de ativações e serviços opcionais. Estes recursos aumentavam a atratividade do espaço do patrocinador sem exigir um planejamento específico de sua equipe de marketing ou necessidade de contratação de equipe de produção. As soluções e serviços eram entregues pela própria Organização do evento.

 

- A BRAZILIAN INSURANCE LAWYER FAIR

Dentre as cotas disponíveis, tínhamos a Master – que daria maior visibilidade ao patrocinador dentre as opções comercializadas – e a cota lounge, que poderia ser customizada com interessantes ativações.

Na Cota Master, além dos benefícios de comunicação que associariam a marca do patrocinador ao maior Congresso de Direito de Seguro do Mundo, duas ativações especiais eram reservadas para estes patrocinadores: a Coffee Lounge e a Live Lounge.

A ativação do Coffee Lounge era garantia de visita constante ao espaço do patrocinador. No lounge haveria uma ação de café com baristas, que prepariam bebidas quentes especiais customizadas com o logotipo do patrocinador. O lounge do espaço garantia o conforto dos participantes.

Já a Live Lounge garantia que os participantes que estivessem na área de convivência não perderiam os painéis técnicos que aconteciam paralelamente nas plenárias do evento. Um grande videowall transmitia ao vivo o conteúdo do evento em um confortável lounge.

Para a cota lounge, o patrocinador poderia selecionar uma das seguintes ativações:

Ação Publisher: Ideal para os patrocinadores que quisessem divulgar ou comercializar publicações. Era composto por uma estante customizável. Oferecia a possibilidade de contratação de sacolas personalizadas.

- Ação Innovation: Oportunidade para demonstração de produtos e serviços tecnológicos. Era composto por uma TV touchscreen.

- Ação Rio Memories: Ativação atraente para fazer parte das boas lembranças dos participantes do Congresso. Era composta por um totem fotográfico para compartilhamento de fotos via redes sociais ou e-mail. O patrocinador podia ainda contratar o serviço opcional de confecção de moldura customizada e impressão de fotos. 

Já as ativações gastronômicas buscavam apresentar ao mundo os quitutes mais especiais do Brasil.

- Brazilian Wonders – Tapioca: Além do serviço, oferecia a possibilidade de contratação de guardanapos customizados.

- Brazilian Wonders – Picolé: Além do serviço, oferecia a possibilidade de personalização da embalagem.

- Brazilian Wonders – Água de Coco: Além do serviço, oferecia a possibilidade de personalização da embalagem com um tag.

- Brazilian Wonders – Brigaderia: O participante podia montar o seu brigadeiro de colher com diferentes confeitos. Oferecia a possibilidade de contratação de guardanapos customizados.

- Brazilian Wonders – Biscoito Globo: Oferecia aos participantes a possibilidade de degustar este produto típico das praias cariocas. 

- Brazilian Wonders – Açaí: O participante podia montar o seu Açaí com diferentes toppings. Oferecia a possibilidade de contratação de guardanapos customizados. 

Além das ativações, os patrocinadores podiam contratar serviços adicionais:

- Recepcionista Bilíngue;

- Internet dedicada no lounge;

- TV;

- Vídeo de Cobertura;

- Cobertura Fotográfica. 



OTIMIZAÇÃO DE RECURSOS DE COMUNICAÇÃO

Como não tínhamos budget para trabalhar canais tradicionais de comunicação, lançamos mão de uma série de recursos de comunicação de baixo custo.

Dentre elas:

- Estratégia de disparo de E-mail Marketing de acordo com o perfil de cada público envolvido no evento;

- Posts nas redes sociais da Associação;

- Parceria estratégica com sites de instituições e veículos do trade de seguros;

- Ação em Universidades de Direito do Rio de Janeiro. 

Ao final do evento, minutamos ainda a publicação Review AIDA Rio 2018. Esta revista, online para os participantes e enviada em formato físico para os patrocinadores e formadores de opinião do mercado de seguros, compilava um resumo dos painéis discutidos no evento, a opinião dos patrocinadores e todos os indicadores que tornaram a AIDA Rio 2018 um case de sucesso.

 

OTIMIZAÇÃO DE ESPAÇOS NO EVENTO

Visando otimizar o uso dos recursos cenográficos e técnicos, aproveitamos o grande espaço do 3º andar do Windsor de diferentes formas para atender aos diversos momentos do evento.

Na primeira noite, ele foi palco do coquetel de abertura do evento. Na manhã seguinte, o mesmo palco foi utilizado para abertura oficial do evento e posteriores painéis técnicos - a sala foi dividida de forma a isolar a plenária da Brazilian Insurance Lawyer Fair. No último dia, este espaço foi tomado por uma grande festa no Jantar de Encerramento.

As salas das plenárias paralelas no 2º andar, onde aconteceram as reuniões, assembleias e Grupos de Trabalho, também foram abertas e fechadas de forma a otimizar os recursos disponíveis no evento. No evento, temas atuais como seguro poluição, novas tecnologias – veículos, robôs autônomos e riscos cibernéticos e sua relação com o seguro, foram objeto de uma série de debates.

 

APLICATIVO

O aplicativo era a porta de entrada para a experiência AIDA RIO 2018. Através dele era possível consultar a programação do evento, montar uma agenda própria de atividades, entrar em contato com os outros participantes do Congresso, fazer perguntas aos palestrantes, além de postar fotos e comentários na timeline do evento.

 

PROGRAMAÇÃO PARA ACOMPANHANTES

Para tornar o evento atraente para os familiares dos associados, criamos uma série de passeios que reuniam os acompanhantes. Além disso, foram disponibilizados pacotes especiais de extensão de viagens pelo Brasil.

PARTICIPANTES

Os números da AIDA Rio 2018 falam por si só: foram 374 participantes de 33 países distintos, discutindo os principais temas para o futuro do direito do seguro em 30 horas de painéis e discussões.

 

PATROCINADORES

17 patrocinadores expuseram a sua marca no evento, entre grandes Instituições Representativas, Seguradoras, Resseguradoras, escritórios de advocacia e fornecedores de serviços para o setor de Seguros.

As empresas patrocinadoras foram: Escola Nacional de Seguros; Sindicato das Seguradoras do Rio de Janeiro; Bradesco Seguros; IRB Brasil RE; Porto Seguro; J Armando Batista Advogados Associados; Koy – Inteligência Jurídica; Ariosto, Cunha e Guimaro Advogados; Chalfin, Goldberg, Vainboim e Fichtner; Ernesto Borges Advogados; Jacó Coelho Advogados Associados; Muller e Moreira Advocacia; Pellon e Associados Advocacia; Petraroli Advogados Associados; Pinto e Soares Advogados Associados; Queiroz Cavalcanti Advocacia e Raimundo e Capela Jurídico Estratégico.

 

Dentre as avaliações dos patrocinadores pós-evento, destacam-se alguns testemunhos:

“O AIDA RIO 2018 foi um evento magnífico, bem organizado e com debates do mais alto nível. A montagem de uma Feira de Exposições dos escritórios de advocacia, uma iniciativa inédita neste tipo de Congresso, nos proporcionou um espaço de interação com todos os participantes e uma oportunidade rara de apresentarmos as áreas de atuação e serviços oferecidos pelo nosso escritório. Parabéns a AIDA-BRASIL.”

Fernando Aristo

 

“Em nossos congressos nacionais, nunca tivemos uma feira de escritórios: foi uma inovação. Advogamos para o mercado de seguros, então essa proximidade é muito importante. Somos do Centro Oeste e estivemos no Rio para trocar ideias, fazer networking e nos atualizar. A AIDA cresce muito com isso, se fortalece, porque vivemos de conhecimento. E a instituição é exclusivamente voltada a isso, a fomentar o seguro e a pesquisa. As palestras foram muito ricas, bem aprofundadas, tudo o que esperávamos desse evento, com profissionais de renome internacional.”

Gaya Lehn Schneider Paulino

 

“A AIDA tem feito um trabalho magnífico. Nos últimos 10 anos, venho participando de todos os congressos, e a associação conseguiu aglomerar um conjunto de profissionais sérios, que atuam tanto para o mercado de seguros, defendendo as seguradoras, quanto para os segurados. É esse encontro entre oposições que faz o evento ser grandioso. Queremos que essa entidade que discute a técnica do seguro cresça cada vez mais. Quando reunimos players internacionais do mercado em nosso país, podemos mostrar o potencial do setor brasileiro. Foi uma oportunidade excelente para divulgar o trabalho do escritório.”

Jacó Coelho



“Os investimentos realizados no AIDA RIO 2018 foram plenamente recompensados. A Feira de Escritórios Brasileiros de Direito de Seguros foi uma iniciativa acertada, pioneira e criativa do evento. Mostrou-se o local ideal para reforçar nossa imagem perante aos clientes tradicionais, além de esclarecê-los sobre a amplitude de nossos serviços, inclusive acerca de novas áreas de especialização, o que fizemos através de um vídeo, um Boletim Informativo feito especialmente para o evento e de nosso folder institucional. Estivemos com um grande e importante contingente de advogados para promover a interação com todo o público do Congresso e estreitar laços.”

Luís Felipe Pellon

 

APLICATIVO

O aplicativo contou com 403 downloads; 63.387 visualizações do conteúdo, sugerindo o grande interesse no conteúdo e uso da ferramenta pelos participantes; 278 posts na timeline; 2153 likes nas postagens; 16 perguntas; 49 comentários e 59 mensagens trocadas entre os participantes. Nas redes sociais, foram 54 posts em perfis públicos com a hashtag oficial #AIDARIO2108.

 

MÍDIA

Os esforços de assessoria de imprensa geraram 91 matérias sobre o Congresso Mundial, trazendo significativo retorno para a imagem da AIDA e do Congresso.

 A Distribuição por valor/tipo de veículo foi, detalhadamente:

- Jornais Nacionais: R$ 1.053.583,00

- Sites: R$ 385.584,00

- Jornais Online: R$ 85.827,00

- Blogs: R$ 5.222,00 



OPINIÃO DO CLIENTE

Mais importante para nós do que todos os indicadores numéricos do evento, ao final do Congresso, recebemos o feedback abaixo do Presidente da Comissão Organizadora:

 

“À Equipe Bethe B

Hoje, terminado o congresso, quero agradecer a vocês pelo belíssimo trabalho realizado.

Pelas avaliações que colhi, especialmente junto aos participantes estrangeiros, vocês simplesmente entregara, o melhor congresso mundial da AIDA já realizado. Tudo correu perfeitamente bem. O projeto cenográfico estava lindo – muito elegante, funcional, bastante moderno e clean. A ideia da logo AIDA Rio 2018 no palco foi matadora, com todos se deslocando para lá para tirar fotos. O painel da entrada com as bandeiras dos países participantes também foi um sucesso absoluto para fotografias. Todos se sentiram acolhidos e bem recebidos através do mesmo. Estes elementos vão ficar como marcos deste congresso.

O desenvolvimento do projeto deu-se no prazo e atendeu plenamente às nossas expectativas. As ativações surtiram o efeito desejado e animaram a feira que montamos. A escolha dos prestadores de serviço foi também muito boa. Todos se saíram muito bem. A execução do projeto cenográfico teve belo acabamento. Os efeitos de vídeo e imagem sensacionais, com destaque para as vinhetas, projeções e o filme exposto no final. As (os) atendentes eram gentis, prestativos e fluentes em várias línguas. O cerimonial também funcionou muito bem e as coisas fluíram com naturalidade e eficiência, inclusive as entrevistas, que ficarão de testemunho do evento. O suporte técnico disponibilizou todos os recursos de que os palestrantes necessitaram. O aplicativo foi um sucesso absoluto e estava muito bem alimentado de informações sobre o congresso.

Tudo isto contribuiu para o nosso sucesso e trenho certeza que abrirá portas para vocês. Portanto, quero agradecer em meu nome e no dos demais integrantes da Comissão Organizadora o excelente congresso que vocês nos ajudaram a oferecer para os membros da AIDA."