Prêmio Caio

Detalhe do Case

Prêmio Caio 20ª Edição

Case: Beauty Truck no Salão do Automóvel 2018

Candidato: HZ Eventos
Cliente: Truckvan
Segmento: Serviços
Estado:

Há 14 anos no mercado de eventos, a HZ Eventos é uma agência prestadora de serviço de casting e closet. Nasceu com o propósito de inovar e agregar valor na experiência dos vários públicos em eventos corporativos, sociais, esportivos, festivais, premiações, desfiles, ações em shoppings e aeroportos, organização de feiras e ações promocionais, na busca incessante por soluções eficientes, agrega valor aos negócios com muita criatividade e experiências únicas. Seu grande diferencial é o investimento em capacitação e desenvolvimento da equipe de contratados. Atende diferentes perfis de eventos corporativos, de pequeno a grande porte, tais como congressos, convenções e feiras, além de ações de ativação e marketing promocional (PDV e sampling), em todo o território nacional. Possui uma equipe formada por profissionais multidisciplinares e versáteis, comprometidos em realizar o melhor atendimento, alicerçado no amplo know- how e experiência, a fim de oferecer serviços que superem sempre as expectativas. Na HZ Eventos os clientes são parceiros, e, através desta sinergia, é possível mostrar o caminho para o surpreendente, sempre de forma objetiva, assertiva e criativa na geração de resultados positivos aos negócios, traçando soluções que potencializem o relacionamento entre as pessoas e a marca. Essa busca na assertividade, proporciona uma identidade exclusiva, cuidando de cada detalhe e, consequentemente, garantindo os melhores resultados. Ao longo de sua história, a HZ vem acumulando em seu portfólio importantes eventos, dentre os quais destaca-se o Salão do Automóvel, do qual participa desde 2006, marcando presença nas mais conceituadas montadoras. Na edição de 2018 do Salão do Automóvel, foram 16 estandes atendidos com mais de 418 promotores e 22 profissionais responsáveis por toda coordenação e logística. Essa equipe recebeu, além do treinamento de cada montadora, um treinamento diferenciado focado na importância da ética e da estética na apresentação de um produto ou marca. A empresa investiu no bem-estar de seus

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O Salão Internacional do Automóvel de São Paulo é o quarto maior do mundo e

um dos mais importantes eventos para a economia brasileira, com a presença

de todas as marcas de automóveis comercializadas no País.



Em 2018, com o conceito #aconexãoquenosmove, a 30ª edição do evento

contou com grandes novidades, a destacar o seu local de realização – São

Paulo Expo, que permitiu a organização de inéditas atrações, como cinco áreas

de Test Drive, o Desfile das Supermáquinas, além do Espaço dos Sonhos com

a exposição de luxuosos carros.



Para atender a esse universo, com 16 estandes como clientes no evento, a HZ

Eventos contratou mais de 418 promotores e 22 profissionais responsáveis por

toda coordenação e logística. O desafio foi organizar o atendimento a esse

número de pessoas dentro de um pavilhão de exposições, oferecendo

infraestrutura adequada para o atendimento a cada cliente e foco no resultado

positivo.



***Casting***



Tendo em vista a grandeza do espaço de exposição e as várias atrações

presentes, era fundamental a presença de uma equipe de profissionais

altamente comprometida e engajada, que refletisse apropriadamente a

identidade e os valores da empresa aos visitantes. E a HZ teve a oportunidade



de ser escolhida para prestar o serviço de casting em 16 estandes, o que

representou 80% do público interno do evento, o que incluiu promotores para

todas as atrações e serviços oferecidos no estande.



O casting foi composto por homens e mulheres escolhidos durante seleções

presenciais, levando em consideração os diferentes perfis solicitados pelo

cliente, conforme os requisitos exigidos para cada serviço/atração.



Todos os profissionais foram contratados de acordo com as leis trabalhistas.

Dessa forma, tendo em vista o grande número de documentos que precisavam

ser coletados para cadastro, reservamos datas no mês de outubro para o

atendimento exclusivo dos promotores, seja para entrega de documentos

pendentes, assinatura de contrato, ou para tirar possíveis dúvidas a respeito do

evento ou da própria contratação. Começava aí, o foco no bom atendimento a

equipe contratada,



Nessa ocasião, também realizamos um workshop com treinamento de postura

e comportamento a serem aplicadas durante o evento, bem como

aproveitamos para informar as datas e os horários dos treinamentos de cada

estande e a importância no atendimento ao cliente contratado.



Evidencia-se ainda o cuidado que se teve em oferecer um treinamento para

toda equipe antes do evento, permitindo que os promotores se sentissem

familiarizados com os valores da montadora e com as ativações que seriam

realizadas, garantido, por sua vez, que o público visitante se sentisse de fato

‘abraçado’ pela marca.



Foi preparado ainda um material, ao coordenador responsável, com todas as

informações referentes ao serviço, como: dados pessoais, contato de todos os

promotores; mapa do estande com a posição de cada profissional; e as escalas

de trabalho (horário de chegada/saída, cabelo/maquiagem; refeições;

intervalos).



É importante destacar que o pré-evento também envolveu toda a organização e

alinhamento da logística dos horários de chegada de cada promotor, a escala

de horários para cabelo/maquiagem, refeições e intervalos, além do

credenciamento de cada profissional no evento e a entrega das credenciais.



CRIAÇÃO DO BEAUTY TRUCK



Gerenciar pessoas é sempre um desafio, considerando as imprevisibilidades

típicas do comportamento humano. Logo, compreender suas necessidades e

subjetividades é fundamental, a fim de que se consiga conciliar com os

objetivos do serviço a ser prestado, mobilizando os profissionais sobre a

importância do trabalho, e, consequentemente, engajando-os a representarem

a marca de forma autêntica.



O nosso objetivo principal, como agência responsável, era que os promotores

compreendessem que eles eram peças fundamentais naquele contexto, visto

que manteriam o contato direto com os visitantes e potenciais clientes, logo,

sendo a imagem da marca no evento.



Desenvolver um relacionamento humanizado foi a chave para criar a

percepção do cuidado junto aos promotores, e, assim, pudessem se sentir

motivados a oferecer o seu melhor, e minimizar possíveis problemas, como a

falta de pontualidade e postura, que são dificuldades que diretamente

prejudicam o adequado andamento do serviço, e podem comprometer a

credibilidade da empresa.



Dessa forma, tivemos a preocupação em construir um ambiente receptivo para

o trabalho durante todo o período do evento, refletindo-se na criação do Beauty

Truck. Era necessário criar um espaço não apenas diferenciado para prestar

serviço aos contratados, mas que estivesse próximo da área do pavilhão e

fosse acessível a todos.

Durante o planejamento e definição do projeto foram levados em consideração

vários tipos de montagem, desde uma estrutura externa em lona, até uma

construção em alvenaria. Porém, esses materiais não atendiam a dinâmica da



equipe e eram enviáveis quanto a custo e a relação resultado x qualidade e

bem-estar.



A saída foi montar uma parceria com uma das empresas expositoras, que

tivesse condições de oferecer não apenas infraestrutura física adequada como

o custo compatível. Assim nasceu a parceria com a Truckvan, líder brasileira

no mercado de soluções sobre rodas.



Desenvolvemos junto a empresa um caminhão baú que pudesse ser

estacionado na área externa de carga, ao lado de um dos portões do pavilhão

e oferecesse opção de instalação de equipamento de beleza e cuidado

pessoal. Após definição do projeto, foram feitas novas parcerias com empresas

de massagem, maquiagem, estética, cabelo e alimentação. Com a instalação

do ponto de apoio, foram definidos os serviços, horários e apoio logístico

(costureira, assessórios e outros itens).



Além disso, é importante destacar que a equipe foi dividida em dois turnos de

trabalho. Essa estratégia possibilitou definir melhor as escalas de

intervalo/descanso dos promotores, contribuindo para que tivessem uma carga

de trabalho mais flexível e menos cansativa, e, consequentemente, deixando-

os mais dispostos a prestarem um serviço com mais qualidade.



Destaca-se também o fundamental papel dos coordenadores, uma vez que

tinham como principal função mobilizar a equipe, deixando-a sempre motivada

e engajada quanto as suas responsabilidades. Para tanto, investir tempo e

atenção em cada promotor foi o diferencial, uma vez que foi uma forma de criar

um relacionamento de confiança e compreensão mútua.



Por fim, apesar das incríveis tecnologias presentes no estande e das ativações

diferenciadas, quem esteve por trás do pleno funcionamento de todas as

atividades, sendo responsável pela receptividade e garantia de experiências

inesquecíveis aos visitantes, foi uma comprometida equipe de profissionais, o

que não podia ser diferente, considerando o pilar central da HZ Eventos: ser

totalmente inspirada em pessoas.



Dessa forma, em todos os momentos, nós buscamos garantir que os nossos

profissionais também se sentissem inspirados em fazer parte daquela história,

e que vibrassem com a energia positiva do ambiente de trabalho, uma vez que

é inegável que pessoas que se sentem felizes com o trabalho produzem os

melhores resultados.



Enfim, os coordenadores tiveram a importante responsabilidade de oferecer

toda assistência necessária aos promotores e cliente durante o período do

evento, solucionando problemas/ imprevistos e garantindo a excelência do

serviço.

O maior desafio era encontrar a equação favorável entre investimento e resultado.

Todos os projetos, até então, para criar uma área adequado de reciclagem e

apoio aos profissionais que estavam atuando no receptivo das montadoras

mostrava-se inviável.

As estruturas eram caras e inadequadas a variação de temperatura. O espaço

precisava acomodar serviços variados, em horários distintos e ficar próximo ao

pavilhão de exposição.

A saída foi procurar uma parceria. Depois de várias pesquisas de mercado,

descobrimos que a Truckvan, que já estaria como expositora no Salão do

Automóvel, poderia criar um espaço compatível com a necessidade da HZ

Eventos e seus colaboradores.

Foi então desenhado o Beauty Truck. O espaço adaptou um caminhão baú

com um camarim, inserindo não apenas a estrutura física necessária, mas

decoração, criando um ambiente agradável e aconchegante. Nele havia espaço

e itens possíveis para organizar e preparar os modelos para o evento, como:

- cadeiras de cabelereiro

- espelhos com luzes adequadas

- frigobar

- pontos de energia



- cadeira para mãos e pés.

No lado externo foi instalado área de lazer para refeições e descanso,

prestação de serviço de massagem e reflexologia, disposição de informativos

com dicas de comportamento, postura e relaxamento; disponibilização de kits

de higiene e farmácia.

Além dos cuidados pessoais, havia um ponto extra como suporte aos

uniformes. Nesse ponto haviam peças de reposição, costureiras, tábuas de

passar roupas e uma equipe de profissionais pronta para o cobrir e apoiar cada

necessidade.

Toda a área foi pensada para ser pratica e atender a equipe, a agenda de

serviços acompanhava os turnos de trabalho e descanso, permitindo um

melhor aproveitamento das escalas.

O Salão Internacional do Automóvel de São Paulo compreende a maior

ferramenta de live marketing do setor, uma vez que permite o contato direto

das marcas com profissionais da área, representantes de mídias, governos e,

em especial, com potenciais clientes. Portanto, é o momento ideal para ações

de branding e lançamento de produtos, que estimulem a geração de novas

oportunidades de negócios.



Paralelamente, o Salão do Automóvel também foi uma vitrine do trabalho da

HZ junto a outros expositores e visitantes, especialmente pelo fato de que

estávamos presentes em 16 estandes, deixando, assim, o nosso trabalho

sempre em evidência. O evento possibilitou criar um ambiente favorável para a

expansão do networking da agência e, consequentemente, dar abertura para

novas possibilidades de negócios.



Considerando especificamente o serviço prestado tivemos um alto grau de

satisfação, e nossos promotores foram amplamente elogiados. Para o cliente,

foi uma das equipes mais comprometidas de todas as edições do evento em



que esteve presente, onde atribuímos esse resultado ao investimento no

treinamento e na criação do Beauty Truck.



É importante destacar que 2018 refletiu a evolução da HZ Eventos e sua

capacidade em inovar, construir parcerias e investir na equipe. O que reflete os

resultados bem-sucedidos alcançados nos anos anteriores, e que,

consequentemente, foram fundamentais para criar e consolidar um

relacionamento de confiança em relação ao nosso trabalho e equipe.



Tendo em vista o retorno financeiro obtido, o Salão do Automóvel é o evento

que proporciona maior rentabilidade para agência, uma vez considerado o

número de dias em que acontece e a quantidade de promotores contratados,

ele representa em seu ano de realização um faturamento de 100 % superior na

agencia, dobrando a rentabilidade anual em seu ano de realização.



Do ponto de vista dos promotores, também tivemos um retorno favorável, seja

pelos comentários apresentados em redes sociais ou diretamente aos

coordenadores, destacando a energia positiva e a satisfação que se podia ver

e sentir em cada profissional quanto ao trabalho que estavam exercendo.

O Beauty Truck funcionou todos os dias do evento e garantiu aos profissionais

um trabalho seguro, e apoio necessário para encarar a jornada exaustiva do

evento. “O espaço é ótimo. Temos massagem que ajudam a relaxar, podemos

estar sempre com as roupas e aparência em ordem para atender os clientes,

além de espaço para descansar com tranquilidade e segurança”, afirma uma

das profissionais.

Por fim, o sucesso somente foi possível ser alcançado pela inspiração de

profissionais que deram o seu melhor para tudo acontecer, envolvendo tanto a

equipe interna da HZ Eventos, como os coordenadores e promotores que

estiveram in loco, parceiros e clientes que realmente abraçaram os valores da

marca, para transmitir da forma mais verdadeira esse sentimento em seu

trabalho, tornando-se partes fundamentais dessa jornada.