O Salão Internacional do Automóvel de São Paulo é o quarto maior do mundo e
um dos mais importantes eventos para a economia brasileira, com a presença
de todas as marcas de automóveis comercializadas no País.
Em 2018, com o conceito #aconexãoquenosmove, a 30ª edição do evento
contou com grandes novidades, a destacar o seu local de realização – São
Paulo Expo, que permitiu a organização de inéditas atrações, como cinco áreas
de Test Drive, o Desfile das Supermáquinas, além do Espaço dos Sonhos com
a exposição de luxuosos carros.
Para atender a esse universo, com 16 estandes como clientes no evento, a HZ
Eventos contratou mais de 418 promotores e 22 profissionais responsáveis por
toda coordenação e logística. O desafio foi organizar o atendimento a esse
número de pessoas dentro de um pavilhão de exposições, oferecendo
infraestrutura adequada para o atendimento a cada cliente e foco no resultado
positivo.
***Casting***
Tendo em vista a grandeza do espaço de exposição e as várias atrações
presentes, era fundamental a presença de uma equipe de profissionais
altamente comprometida e engajada, que refletisse apropriadamente a
identidade e os valores da empresa aos visitantes. E a HZ teve a oportunidade
de ser escolhida para prestar o serviço de casting em 16 estandes, o que
representou 80% do público interno do evento, o que incluiu promotores para
todas as atrações e serviços oferecidos no estande.
O casting foi composto por homens e mulheres escolhidos durante seleções
presenciais, levando em consideração os diferentes perfis solicitados pelo
cliente, conforme os requisitos exigidos para cada serviço/atração.
Todos os profissionais foram contratados de acordo com as leis trabalhistas.
Dessa forma, tendo em vista o grande número de documentos que precisavam
ser coletados para cadastro, reservamos datas no mês de outubro para o
atendimento exclusivo dos promotores, seja para entrega de documentos
pendentes, assinatura de contrato, ou para tirar possíveis dúvidas a respeito do
evento ou da própria contratação. Começava aí, o foco no bom atendimento a
equipe contratada,
Nessa ocasião, também realizamos um workshop com treinamento de postura
e comportamento a serem aplicadas durante o evento, bem como
aproveitamos para informar as datas e os horários dos treinamentos de cada
estande e a importância no atendimento ao cliente contratado.
Evidencia-se ainda o cuidado que se teve em oferecer um treinamento para
toda equipe antes do evento, permitindo que os promotores se sentissem
familiarizados com os valores da montadora e com as ativações que seriam
realizadas, garantido, por sua vez, que o público visitante se sentisse de fato
‘abraçado’ pela marca.
Foi preparado ainda um material, ao coordenador responsável, com todas as
informações referentes ao serviço, como: dados pessoais, contato de todos os
promotores; mapa do estande com a posição de cada profissional; e as escalas
de trabalho (horário de chegada/saída, cabelo/maquiagem; refeições;
intervalos).
É importante destacar que o pré-evento também envolveu toda a organização e
alinhamento da logística dos horários de chegada de cada promotor, a escala
de horários para cabelo/maquiagem, refeições e intervalos, além do
credenciamento de cada profissional no evento e a entrega das credenciais.
CRIAÇÃO DO BEAUTY TRUCK
Gerenciar pessoas é sempre um desafio, considerando as imprevisibilidades
típicas do comportamento humano. Logo, compreender suas necessidades e
subjetividades é fundamental, a fim de que se consiga conciliar com os
objetivos do serviço a ser prestado, mobilizando os profissionais sobre a
importância do trabalho, e, consequentemente, engajando-os a representarem
a marca de forma autêntica.
O nosso objetivo principal, como agência responsável, era que os promotores
compreendessem que eles eram peças fundamentais naquele contexto, visto
que manteriam o contato direto com os visitantes e potenciais clientes, logo,
sendo a imagem da marca no evento.
Desenvolver um relacionamento humanizado foi a chave para criar a
percepção do cuidado junto aos promotores, e, assim, pudessem se sentir
motivados a oferecer o seu melhor, e minimizar possíveis problemas, como a
falta de pontualidade e postura, que são dificuldades que diretamente
prejudicam o adequado andamento do serviço, e podem comprometer a
credibilidade da empresa.
Dessa forma, tivemos a preocupação em construir um ambiente receptivo para
o trabalho durante todo o período do evento, refletindo-se na criação do Beauty
Truck. Era necessário criar um espaço não apenas diferenciado para prestar
serviço aos contratados, mas que estivesse próximo da área do pavilhão e
fosse acessível a todos.
Durante o planejamento e definição do projeto foram levados em consideração
vários tipos de montagem, desde uma estrutura externa em lona, até uma
construção em alvenaria. Porém, esses materiais não atendiam a dinâmica da
equipe e eram enviáveis quanto a custo e a relação resultado x qualidade e
bem-estar.
A saída foi montar uma parceria com uma das empresas expositoras, que
tivesse condições de oferecer não apenas infraestrutura física adequada como
o custo compatível. Assim nasceu a parceria com a Truckvan, líder brasileira
no mercado de soluções sobre rodas.
Desenvolvemos junto a empresa um caminhão baú que pudesse ser
estacionado na área externa de carga, ao lado de um dos portões do pavilhão
e oferecesse opção de instalação de equipamento de beleza e cuidado
pessoal. Após definição do projeto, foram feitas novas parcerias com empresas
de massagem, maquiagem, estética, cabelo e alimentação. Com a instalação
do ponto de apoio, foram definidos os serviços, horários e apoio logístico
(costureira, assessórios e outros itens).
Além disso, é importante destacar que a equipe foi dividida em dois turnos de
trabalho. Essa estratégia possibilitou definir melhor as escalas de
intervalo/descanso dos promotores, contribuindo para que tivessem uma carga
de trabalho mais flexível e menos cansativa, e, consequentemente, deixando-
os mais dispostos a prestarem um serviço com mais qualidade.
Destaca-se também o fundamental papel dos coordenadores, uma vez que
tinham como principal função mobilizar a equipe, deixando-a sempre motivada
e engajada quanto as suas responsabilidades. Para tanto, investir tempo e
atenção em cada promotor foi o diferencial, uma vez que foi uma forma de criar
um relacionamento de confiança e compreensão mútua.
Por fim, apesar das incríveis tecnologias presentes no estande e das ativações
diferenciadas, quem esteve por trás do pleno funcionamento de todas as
atividades, sendo responsável pela receptividade e garantia de experiências
inesquecíveis aos visitantes, foi uma comprometida equipe de profissionais, o
que não podia ser diferente, considerando o pilar central da HZ Eventos: ser
totalmente inspirada em pessoas.
Dessa forma, em todos os momentos, nós buscamos garantir que os nossos
profissionais também se sentissem inspirados em fazer parte daquela história,
e que vibrassem com a energia positiva do ambiente de trabalho, uma vez que
é inegável que pessoas que se sentem felizes com o trabalho produzem os
melhores resultados.
Enfim, os coordenadores tiveram a importante responsabilidade de oferecer
toda assistência necessária aos promotores e cliente durante o período do
evento, solucionando problemas/ imprevistos e garantindo a excelência do
serviço.