O evento chegou à Alternativa F Eventos como um briefing que apresentava um grande desafio: apresentar um projeto diferenciado e marcante o suficiente para a área de Home and Personal Care da Oxiteno a ponto de criar um formato diferenciado para um evento recorrente do segmento.
Um evento chamado ACI Annual Meeting & Industry Convention que acontece anualmente nos Estados Unidos da América e que repete o seu formato para os convidados que representam em torno de 1.000 líderes de negócios de 180 empresas diferentes vindos de mais de 30 países. É considerado o mais efetivo fórum para networking e reuniões de negócios do segmento.
As necessidades levantadas pela Oxiteno para esse job eram: criar um espaço para reuniões entre eles e seus principais clientes e prospects, transformando uma sala básica em um ambiente acolhedor e prático e conceber um coquetel oferecido anualmente pela Oxiteno para seus clientes ? a Oxiteno Music Lounge.
Com o desafio de operacionalizar esse evento fora do Brasil de forma que ele tivesse a qualidade e os diferenciais que esperávamos explicaremos abaixo como operacionalizamos e idealizamos esses dois espaços.
Espaço 1: Sala de Reuniões
Para este espaço, procuramos fazer um projeto mais construído e encorpado. Nos anos anteriores o que mais transparecia era a sala de hotel e a Oxiteno tinha alguns elementos decorativos que remetiam à empresa. Neste ano, quisemos inverter esse pensamento e ter uma sala que fosse da Oxiteno.
Ao entrar, o cliente visualizava um espaço melhor dividido, onde algumas premissas foram consideradas:
- Ter uma sala de espera agregada à sala de reunião, oferecendo um ambiente mais informal ao espaço dedicado aos encontros de negócios.
- Oferecer um espaço separado de produção, onde brindes e materiais poderiam ser armazenados. Incluindo também um armário, estilo locker, para que bolsas, mochilas ou equipamentos dos colaboradores pudessem ser guardados. Esse espaço gerou uma parede que ficava de frente da mesa de reuniões e essa parede foi o apoio para o televisor em que a equipe da Oxiteno apresentava a empresa, passava vídeos ou fazia teleconferências.
- Criar um espaço de reunião agradável que pudesse ser aconchegante e confortável, além de comportar de 6 a 12 pessoas por horário. Com isso trouxemos uma mesa retrátil que era aumentada nas reuniões com mais pessoas e reduzida nas reuniões com menos pessoas.
Para a composição cenográfica desse espaço desenvolvemos estruturas em ferro com envelopamento em tecido impresso que cenografaram 100% da sala e como foco principal trouxemos o tema de expansão da Oxiteno nos Estados Unidos, a sua presença no mundo e ainda alguns explicativos dos principais produtos que foram feitos através de cubos cenográficos empilhados. O lado externo da sala possuía um balcão de recepção com o logo da Oxiteno, onde uma recepcionista bilíngue ficava a disposição para informações, dúvidas ou agendamento de reuniões.
Espaço 2: Oxiteno Music Lounge
Para este espaço, procuramos fazer o que somos especialistas: transformar o local e trazer um visual novo e temático para o ambiente. Os maiores desafios para esse coquetel eram que a sala já havia sido usada para o evento principal, então alguns dos clientes já conheciam o espaço e só tínhamos 4 horas para fazer 100% da montagem.
Com esses desafios em mãos, a ideia foi desenvolver um projeto buscando criar um grande espanto nos participantes, no sentido que não iam reconhecer a sala de hotel ao entrarem em nosso coquetel de confraternização. Queríamos criar um mergulho em um ambiente moderno, descolado e cheio de cores para que o convidado se sentisse como um explorador/viajante, caminhando pela expansão da Oxiteno e por seus produtos, entendendo que pode fazer parte disso e que não existem limites para essa parceria, por isso, trouxemos toda a comunicação em forma de círculos, onde cada um desses círculos demonstravam a integração dos clientes com os produtos Oxiteno nos Estados Unidos.
Então, ao chegar, duas recepcionistas os receberam e deram início aos procedimentos para o coquetel: um rápido cadastramento e uma camiseta como convite especial para a noite.
A entrada da sala era composta por um set fotográfico com a comunicação do evento em círculos 3D e balões metalizados com símbolos das plataformas dos produtos e outros com símbolos de ?play?, que significaram um convite a todos para dançar e se divertir.
O salão foi forrado com cortinas brancas para trazemos um ambiente mais moderno e contemporâneo e usamos luz negra em todo o salão para que os tecidos ficassem com aquele efeito ?glow? que temos geralmente em festas eletrônicas. Neste ambiente tivemos diversos painéis, um palco principal, lounge iluminado com LED, instalações de balões e espaço para ativação no fundo onde trouxemos um grafiteiro americano que fazia gravuras inspiradas na expansão da Oxiteno e convidada as pessoas a pintarem esses painel em conjunto com o objetivo de incentivar a co-criação, algo que a Oxiteno prega no dia a dia da empresa.
No palco principal, uma banda com os melhores clássicos do rock animou a noite e logo depois tivemos um DJ Brasileiro trazendo os mais famosos sucessos da época.
Ao sair da festa, o convidado ganhava um brinde de agradecimento pela presença: um MUG de metal para usarem nas próximas reuniões de negócios e durante o evento. Este brinde foi escolhido, por ser uma ?febre? nos EUA na época.
A Agenda:
Do primeiro ao sexto dia de Convenção tivemos o funcionamento da nossa meeting room, com reuniões acontecendo em momentos diferentes do dia e com diferentes clientes. Nosso espaço serviu também para encontros de negócios não agendados em momentos pontuais, fazendo com que a sala tivesse utilização das 08h às 19h, diariamente.
No primeiro dia evento, das 19h às 00h, aconteceu o Oxiteno Music Lounge, que tinha presença opcional, mas recebeu 100% do público esperado, um sucesso comparado aos anos anteriores.