A programação de atividades do Rio Matsuri Japan Festival foi planejada para proporcionar aos visitantes uma verdadeira imersão na cultura japonesa através dos workshops interativos, apresentações artísticas, exposições culturais, cerimônia do chá, gastronomia japonesa e o Bon Odori, tradicional dança em reverência aos antepassados onde os visitantes dançaram ao redor do yagurá acompanhando as senhoras de kimono que conduziram as coreografias ao som de músicas do folclore japonês.
Para a realização do evento, foram contratados os melhores prestadores de serviços do Rio de Janeiro: montadora de stands, comunicação visual, produtora de vídeo, sonorização, iluminação, seguranças, assessoria de imprensa etc, a maioria empresas fornecedoras oficiais do Riocentro e filiadas ao Rio Convention & Visitors Bureau.
Por se tratar de uma primeira edição, foi um grande desafio a prospecção e captação de patrocínio para o evento. Uma das estratégias adotadas na captação de patrocínio foi oferecer além das contrapartidas tradicionais (assinatura em mídia de rádio, outdoor, impressos etc), cotas personalizadas com contrapartidas diferenciadas. Foi o caso do patrocinador KUMON, que possui 100 unidades franqueados no Rio e aproximadamente 15 mil crianças como alunos. Oferecemos para a empresa o naming rights do espaço dedicado a atividades infantis tradicionais, ESPAÇO KUMON.
Com outro patrocinador, a Sakura, tradicional marca de molho shoyu, foi oferecido a exclusividade do produto na praça de alimentação.
A espaço da Mangateca recebeu o naming rights da Editora JBC que disponibilizou milhares de títulos de mangá, onde os visitantes puderam folhear livremente os livros e revistas de mangá no confortável lounge mobiliado com poltronas e diversos puffs. Após o evento, fizemos a doação dos milhares de mangás para a Associação Nagai, tradicional academia de judô que desenvolve trabalho social com jovens das comunidades do Complexo do Alemão e de Del Castilho.
As postagens do Rio Matsuri no facebook do Riocentro indicavam que o público carioca estava carente de um Festival de Cultura Japonesa. Nas primeiras postagens impulsionadas do evento em pouco tempo atingiram o número de 200 mil visualizações e milhares de comentários.
O lançamento do Rio Matsuri Japan Festival foi realizado no Sofitel Ipanema no dia 20 de fevereiro com coquetel, uma experiência com a alta gastronomia japonesa, promovida pelo chef Shin Koike, designado Embaixador da Difusão da Culinária Japonesa pelo Governo Japonês. Compareceram ao lançamento, o Cônsul Geral do Japão no Rio de Janeiro, Sr Yoshitaka Hoshino, presidentes das entidades japonesas no Rio, o ex-jogador Zico, patrocinadores e apoiadores. O local foi escolhido para facilitar a ida da imprensa que compareceu em bom número e gerou mídia espontânea do evento.
Além das redes sociais, o evento teve grande divulgação em mídias urbanas, galhardetes, busdoor, outdoors, na Rádio SulAmérica Paradiso FM, e distribuição de flyers dirigida nos condomínios da Barra da Tijuca.