Imagine o SP EXPO. Uma verdadeira caixa branca com 80.593 m² de área interna totalmente vazia e, 3 dias, depois totalmente transformada para receber o maior evento corporativo da América Latina ? a I Convenção Internacional do Grupo Hinode realizada no Brasil.
Onde vai ser o palco? Como serão distribuídas as cadeiras? Onde será a praça de alimentação, como será feita a circulação das pessoas, como trazer encantamento, magia, conforto e acolhimento para essa caixa enorme e fria?
PARA COMEÇAR, DOIS GRANDES DESAFIOS.
O PRIMEIRO, 3 dias para montar 8 pavilhões e distribuir 40 mil cadeiras, de tamanhos diferentes para cada categoria e medidas diferentes para cada espaço, além de toda infraestrutura planejada:
- estandes para lançamento de produtos, guichês para as categorias de consultores, praça de alimentação, segurança, bombeiro, centro médico, instalação de equipamentos, testes, ensaios, apresentações, shows para os premiados, gestão de fornecedores e, acima de tudo, um pensamento estratégico sobre as pessoas, tanto profissionais, como convidados, pessoas que levam crianças, filhos, idosos e, principalmente, a preocupação com o entorno, seja do ponto de vista do trânsito como do conforto da vizinhança.
O SEGUNDO DESAFIO, ter apenas 2 dias para desmontagem, considerando mais uma vez a gestão dos fornecedores, ou seja, saber organizar ?o que é de quem?.
UM DESAFIO EM ESPECIAL ENTROU PARA A HISTÓRIA E FOI BATIZADO DE ?DANÇA DAS CADEIRAS?, ou seja, como distribuir cadeiras no espaço e por blocos? Para começar eram 40 mil cadeiras, transportadas em 16 carretas.
Depois, a distribuição do som.
Como se sabe, em convenções com esses objetivos e com esse porte, O SOM É A ALMA DO EVENTO. ERAM TANTOS EQUIPAMENTOS QUE NÃO CONSEGUIMOS COLOCAR AÉREO POR CONTA DA CAPACIDADE DE PESO, AFINAL FORAM 142 CAIXAS ACÚSTICAS PARA A PLATÉIA, 32 PARA O PALCO, 80 SUBWOOFERS E 120 AMPLIFICADORES DE 4000 WATTS TOTALIZANDO QUASE MEIO MILHÃO DE WATTS. Precisa ser potente, claro, profissional ? e funcionar o tempo inteiro - como o som dos grandes shows - distribuídos por blocos. Super sucesso.
Vale a pena destacar também a parte burocrática: aprovações, papéis, autorizações. Mais uma vez a competência e a experiência da agência foi fundamental. Nada foi recusado. Nada foi impedido ou bloqueado. Problema zero ? exceto com o CET, justiça seja feita. A Eco Comunicação recebeu inclusive uma placa do SP EXPO reconhecendo e parabenizando pela organização, operação e produção.
E AINDA TIVEMOS O DESAFIO DE COLOCAR VIDA NOS 80.593 M² DE ÁREA: A PARTE DO CONTEÚDO CONTOU COM 45 CARRETAS COM MATERIAL CENOGRÁFICO, 18 TONELADAS DE EQUIPAMENTO DE ILUMINAÇÃO E AUDIOVISUAL, o Hinode Store para a venda de produtos como squeezes, bonés, camisetas, mochilas etc., os nove estandes de lançamentos de produtos e seis estandes de reconhecimento e conteúdo, os shows e atrações personalizadas para as 11 categorias.
A realização de cinco eventos paralelos, 5ª e 6ª feira, que ocuparam a mão de obra e o talento de mais profissionais, por tratarem-se de eventos igualmente grandiosos.
Quanto a parte de descartes, aproveitamento de material, utilização de material sustentável e outros detalhes com o cuidado ambiental e social, fazem parte da conduta ética e responsável da Eco Comunicação.